「覚えるのが下手過ぎて凹みます、上手にメモを取る方法ってあるの？」
「覚えることが多すぎて頭がごちゃごちゃ、必死で余裕もありません、何とかなりますか？」
このように１日も早く業務に慣れて一人立ちしたい方も多いのではないでしょうか。
またメモしているのに覚えられない、覚えた仕事がすっかり抜けて忘れてしまうなど業務過多で頭の整理がつかない人も。
そこで当記事では仕事を早く覚えるコツ・メモの取り方・覚えるのが早い人の特徴を徹底解説していきます。
さらに仕事を早く覚えるメリットと仕事を早く覚えられないデメリットも紹介しているので、最後まで読むことをおすすめします。
仕事を早く覚えるコツは3つだけ！理解力と記憶力を高めよう！
結論から言うと仕事を早く覚えるためには理解力・記憶力を高めることが重要です。
そして理解力・記憶力を高めることで仕事の質も高められますよ。
本章では下記の仕事を早く覚える3つのコツについて徹底解説していきます。
手書きのメモ
WordなどPCでメモを取るのではなく、ペンと紙でメモを取ります。
よくやりがちな何でもメモに取るのはNGで、内容を全てメモに取る必要はありません。
これってどういう意味なんだろう？
仕事の流れがいまいち理解できない
このように理解力が足りていない、よく分からないと感じた時だけノートを取ってください。
わざわざ暗算できる計算を紙とペンを使ってやらないのと一緒です。
紙とペンで書く作業は自分の覚えたいものだけメモに配置していくと、覚える時間が早く効率的。
頭の中に引き出しをイメージする
自分の家や通勤経路、駅から会社までの道のりなど毎日のように通ったり使う場所は物の配置を覚えていますよね。
要領は上記と同じで、自分の覚えたいことを頭の中に配置していきます。
例えば仕事を10個覚えるとしましょう。
頭の中に家をイメージして、この10個の仕事を玄関から寝室、居間、台所やトイレなどあらゆる場所に配置していきます。
マンションのドアを開けるとプレゼン資料がある、トイレには企画提案のアイデアがあるなど一回慣れると大量のことが覚えやすくなります。
仕事が上手くいっている人を真似る
仕事の能力は身近にいる人間によって伝染します。
そのため、仕事が遅い人や評価の低い人から仕事を教わって実践したとしても「その人レベル」で終わってしまうんですね。
一方、仕事が上手くいっている人や社内評価も高い人は「生産性」と「作業効率」に優れています。
どのように物事を考え、少ない時間で効果を最大化させることができるかを常に考えているでしょう。
まずはこの方の一挙手一投足を真似てみてください。
ポイントは「この人だったらどう考えるだろう、どう行動するだろう」を意識することです。
自分のやりやすいではなく、仕事ができる人のマインドに立って行動していきます。
そして行き詰ったら常に質問をして行って答え合わせを行いましょう。
言ってしまえばアマチュアの選手にいくら指導を受けてもプロに慣れないのと一緒です。
仕事を早く覚えるメモの取り方の3つの方法とは
仕事を早く覚えるためには効果的なメモを取る必要があります。
本章ではどのようなメモ取りが効果的なのか、下記の3つを解説していきます。
- 他人に教えるつもりでノートを取る
- マインドマップに当てはめる
- 結果と期限を明確にする
他人に教えるつもりでノートを取る
自分が理解するためのノートではなく、アウトプットを前提にノートを取りましょう。
その下に方法論や例え話など入れていくと良いでしょう。
方法論は仕事を順調にすすめるために必要なことを意味します。
そして「なぜ例え話？」と思われるかもしれませんが、例え話を入れる方が相手に伝わりやすくなるからです。
しかも例え話は普通に覚えるよりもあらゆる情報の中から類似点を探すため、記憶の定着率も高いと言われています。
マインドマップに当てはめる
仕事は沢山のことを覚えるから早くできるわけではありません。
仕事の内容、物事の理解や流れをくむことが最短ルートで上達する近道です。
ではどうするのか、という点においてはマインドマップを活用します。
マインドマップのイメージ画像は以下の通りです。
このマインドマップに置いて大事なのは階層構造です。
一つの大きな概念があってそこに紐づいて細かい仕事の分散をしていきます。
仕事の可視化して優先順位をきちんとつけながら行動することが理解力の向上に繋がります。
さらに１つの仕事に対して「これが必要」と言う網羅性が身に付くのでおすすめです。
あくまでも上記の画像は参考程度になるため、紐づく内容は途中で増えたり減ったりします。
結果と期限を明確にする
まず取り組む仕事の結果を先にノート記入しましょう。
例えば営業職であれば新規契約件数10件とします。
ゴールが決まれば、逆算にして必要な仕事をノートに書いていくだけです。
契約を決めるための商談を〇件、商談するためのアポイントを〇件など結果に結びつく過程を記入することで行動がシンプルになります。
期限を決めることはスケジュール管理に繋がり、期限までの取り組み方がより明確になります。
さらに5w1hができれば業務効率が圧倒的に上がるので、以下のまとめを参考にすることをおすすめします。
管理職から見た仕事を覚えるのが早い人に共通する3つの特徴はこれ！
長年管理職に携わってきて、仕事を早く覚える部下にはやはり共通点が存在します。
続いて管理職から見た仕事を覚えるのが早い人に共通する3つの特徴について下記を解説していきます。
- 素直にすぐ実行、行動できる
- 心配性で臆病な人
- 挑戦する回数が多い
自分の特徴と照らし合わせて、確認してみてくださいね。
素直にすぐ実行・行動できる
仕事に置いての素直さは非常に重要で、素直さがあればどこにいっても上手くいくといっても過言ではありません。
例えば教育係の人や先輩、上司があなたに仕事のやり方を教えますよね。
「いやいや、その方法よりこっちの方がやりやすいでしょ」と自分のやり方を選んでしまう部下や後輩が失敗していく姿を何度も見てきました。
仕事が円滑に進む根拠があって教えられているのに、根拠がないことを実践したら失敗します(笑)
さらに素直ですぐに実行・行動できる人は一人立ちまでの時間が早いです。
教えたことを実践してくれる人には上司や先輩も目をかけますし、フォローもしてくれます。
その結果、常に実行と検証、確認ができているので自然と応用力も早く身に付きます。
心配性で臆病な人
「自信あります」「何でもやります」という人は経験上、途中で挫折する人が多いです。
できると思っていた自分の理想と現実に耐え切れなくなると凄い勢いで失速していきます。
一方で「上手くできるかな、大丈夫かな」と心配性の臆病者は安心できる材料の一つです。
なぜかというと最悪の状況を想定してくれているからです。
こうなったら上手くいかないと考えられる人はリスク回避のために周りの人間に確認を取ります。
そしてアドバイスをした上司や先輩も教えた以上、責任を取らなければなりません。
その結果大きな失敗もなく、仕事をそつなく確実にこなしてくれるでしょう。
挑戦する回数が多い
仕事を早く覚えられるということはそれだけ業務に携わる回数が多いということです。
これは実質的に行動した回数もですが、仕事のことを考えていた時間にも比例します。
もちろん上手くいかないことも最初は多いかもしれませんが、管理職としては早く失敗してくれることは安心です。
そしてスピード感も大事ですから、考えてから行動するのではなく考えながら行動するタイプは非常に期待できる人材の一人で間違いありません。
仕事を早く覚えるメリットと仕事を早く覚えられないデメリット
仕事を早く覚えるメリットと仕事を早く覚えられないデメリットが存在します。
当然、早く覚えられるに越したことはありませんが、覚えられないことでどのような弊害があるのか知っておいて損はありません。
解説する内容は下記の通りです。
- 3つのメリット
- 3つのデメリット
3つメリット
仕事を早く覚えることで得られる3つのメリットは以下の通りです。
次節より一つずつ詳しい解説をしていきます。
スキルアップできる機会が増える
いち早く仕事を覚えてくれる社員には、新しい業務を任せて成長してほしいもの。
そして新しい業務に取り組むということはスキルアップできる機会が増えるできるのです。
さらに知識や技術といったスキルが身に付けられることは将来の選択肢に困らず、自分の身を守ることにも繋がります。
成果が出て給料も上がりやすい
仕事を早く覚えられると同僚よりも成果が出やすく給料も上がりやすいです。
最初はスタートラインが一緒の同僚でも、仕事を覚えるスピードで「挑戦の回数」が変動します。
同僚が５回チャレンジできることも、早く仕事が覚えられれば１０回チャレンジできるなど仕事を成功に導く回数も増えていくのです。
さらにある一定のレベルに辿り着かないと出来ない仕事も存在します。
その限られた仕事に挑戦して成果を出したり経験値を積む行為は経営陣にとっても会社に柱と捉え報酬も上げたくなるものです。
信頼されて自由度が上がる
上司は仕事を早く覚えることに仕事への熱意や真剣さを見出します。
要するに意欲的で努力ができる人間と見えるため、一定数の信頼を勝ち取ることが可能です。
そして信頼されると以下のようなメリットもあります。
- 周りとのコミュニケーションが円滑に進められる
- 有益な情報が入りやすくなる
- 上司や先輩の評価が高くなり、経営陣に伝わる
このように身の回りの環境面が整うことで、仕事の業務内容に対して選択の自由が生まれます。
3つのデメリット
続いて仕事を覚えられないことで損する3つのデメリットは以下の通りです。
覚えられないことに危機感を感じている方は最後まで読むことをおすすめします。
常に監視・管理される
仕事が覚えられる＝信頼できると管理職も判断します。
仕事を覚えるスピードが遅い場合、「あいつは大丈夫か？ちゃんとできてるのか？」と心配や不安になるものです。
さらにミスが出てしまうとやはり「仕事が覚えられないから」と理由づけられてしまいます。
そして行動やスケジュールの管理やタスクの良し悪しについても逐一管理してしまうので、本人からすれば居心地が悪くて仕方ありません。
昇給や賞与に響く
昇給や賞与は当然のように成果によって報酬が変わります。
仕事を早く覚えられないということは周りとの差も出てくるでしょう。
人によって成長速度は違いますが、早く覚えられた方が成果を上げられる仕事に携わりやすくなります。
問題が起こった際に疑われやすい
例えば社内で問題が起こったとしましょう。
成果を出す優秀な社員と仕事を覚えるのが遅くミスもしてしまう社員、どちらが疑われるでしょうか。
優秀な社員が起こした問題でも「あの人がやるわけない」と先入観で対象から外されてしまいます。
一方、「あいつならやりかねない」というイメージで損をしている方も多いはず。
回避するためには、やはり「信頼」を勝ち取るための仕事にフォーカスしなければなりません。
仕事が覚えられない・すぐ忘れるという方がやってはいけないことはコレだけ！
仕事をし始めると覚えることがあって大変ですよね。
あれも覚えなきゃいけない、指示された仕事もやらなきゃいけないとパニック状態に陥っている方もいでしょう。
ここが問題であれもこれも手を出すマルチタスクが仕事を覚えられない、忘れてしまう原因です。
さらに最近では仕事中に業務ラインの通知が頻繁に来ることはないでしょうか。
せっかく意識して集中できていたのに手が止まってしまうと意識が別に向いてしまうんです。
その結果「あれやり忘れてた、ヤバい」なんて事態に困惑してしまうことに。
非常に簡単で同時並行で様々な作業を行わず、一つ一つ確実に終わらせていくことです。
例えば私の場合だと出社後の30分から1時間はメールの返信と今日のタスクを見直します。
さらに言うと業務ラインの通知はオフにして12時、15時、17時にしか見ません。
目の前にある仕事以外の情報が来てしまうと、意識が取られてしまい忘れっぽくなったりアイデアが生まれなくなってしまったからです。
そして新しい仕事を教えてもらったら、すぐに違う仕事に取り掛からないことです。
5分間、教えてもらった仕事について整理する時間を設けてください。
そこで疑問が生まれれば質問すれば良し、きちんと自分に落とし込んでから次の行動を取りましょう。
まとめ ～仕事は早い遅いより期限内に終わらせることが重要～
以上、仕事を早く覚えるコツ・メモの取り方・覚えるのが早い人の特徴について様々な情報を解説してきました。
仕事を早く覚えるためには理解力と記憶力を高めることが重要ということが分かりましたね。
さらに当記事をまとめていくと、以下の通りです。
- 仕事を早く覚えるコツ＝手書きのメモ、頭の引き出し術、上手くいっている人を真似る
- 仕事を早く覚えるメモの取り方＝アウトプット前提のメモ作成、マインドマップの活用
- 仕事を覚えるのが早い人の特徴＝素直に実行できる・心配性、臆病者、挑戦する回数が多い人
ただ日々様々な業務に取り組んでいると子供のころのように反復できないことも多いですよね。
大人になってから覚えやすいやり方は「忘れたときにどうやって思い出すか」がポイントになります。
残念ながら誰でも物事は基本的にだいたいのことを忘れます。
例えば「良い国作ろう鎌倉幕府」も1192年の歴史の思い出し方ですよね。
このように数字や物質など、紐づけやすいものと関連性を持たせることで思い出す作業が簡単になりますよ。
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