「ビジネスレポートなんてやったことないし、書き方が全然わからない」
「例文とかテンプレートがあれば真似したい！」
新社会人になって初めてレポートを書くことに戸惑っている方もいらっしゃるかと思います。
また業界も変わってレポート提出が必須になり焦っている方も少なくありません。
そこで当記事では初心者でも分かる仕事のレポートの書き方・テンプレート・ポイントについて徹底解説していきます。
仕事の正しいビジネスレポートの書き方・目的は？
ビジネスレポートは日報や報告書と異なり、客観的事実を正確に伝えなければなりません。
まずはビジネスレポートについての全体像を分かりやすく確認していきましょう。
解説する内容は下記の通りです。
- ビジネスレポートとは
- ビジネスレポートの目的
- ビジネスレポートの基本的な書き方
- ビジネスレポートは何枚書く？
ビジネスレポートとは
まずはビジネスレポートについて理解しておきましょう。
上記のように読み手にオリジナリティを持って、仕事の内容を正確に伝えるものをビジネスレポートと呼びます。
報告書や日報は直属の上司が目を通しますが、ビジネスレポートは複数の人間が読む業務記録です。
ビジネスレポートの目的
ビジネスレポートっていったい何のために提出するのでしょうか。
取組んだ業務内容、伴う成果、課題点、対策など今後の業務の参考にしながら質を高めていきます。
ビジネスレポートの基本的な書き方
管理職を経験して、分かりやすいレポートと分かりづらいレポートの差は「構成」にあります。
この構成がしっかりしていないと「結局何が言いたいのだろう」と意図がくみ取りづらくなるのです。
伝えたい内容やテーマは決まっているので、読み手が見やすく意図が分かるように以下の手順をおすすめします。
結論や結果を述べた上で、なぜそこに至ったかの補強をしながらまとめに入ると主張が分かりやすくなります。
ストーリー性を持たせて記載することで業務背景が伝わりやすくなりますよ。
ビジネスレポートは何枚書く？
ビジネスレポートは何枚書かなければいけないという規定もありません。
ただ会社に規定がある場合には確認しておきましょう。
基本的にはA4で1枚分かりやすく記載されていることが理想的です。
仕事の正しいビジネスレポートの書き方で意識したい5つのポイント
ビジネスレポートを正確に読み手に伝えなければなりません。
本章ではビジネスレポートの書き方で意識したい5つのポイントについて下記を中心に解説していきます。
誤字脱字のチェック
大前提としてレポートなどの提出物には正確性が求められます。
ビジネスレポートが書き終わったら、一度自分で読み返してみましょう。
誤字脱字があると「最後にチェックしてないな」と仕事振りを見られてしまいます。
複数人の人が読むことをきちんと意識して、読み手がスラスラとストレスなく読める文章を心掛けてくださいね。
誰が読んでも同じ内容が伝わる
前途でもお伝えしたようにビジネスレポートは複数の人間が読みます。
そして誰が読んでも同じ内容、同じ事実が伝わることが重要です。
読むタイミングは人それぞれかもしれません。
あなたのビジネスレポートをもとに業務の対応策や改善策を見出す人も出てきます。
それぐらいビジネスレポートは会社としても貴重な情報源と言えます。
何を伝えたいのか明確にする
ビジネスレポートの核の部分、何を伝えたいのかを明確にしましょう。
ビジネスレポートを通して何を感じて欲しいのか、どこが重要なのか、読み手目線に立って作成することが大切です。
簡潔に分かりやすく、読みやすく
管理職の私が一番困るレポートはダラダラとした長文です。
長文の場合、意外と余分な要素も盛り込まれて事実が薄くなってしまいます。
そして全て読んだ後に待っているのは情報の整理のしづらさです。
無駄な要素は省いて、簡潔で分かりやすく読みやすい内容が好ましいですよ。
情報の分析をして信頼度を高める
情報の分析をしておくと、結果や結論に対しての根拠に繋がります。
そしてビジネスレポートを書くときには、取り組みに対して何かしらの結果が出ています。
情報分析による根拠があれば、今後の活動方針も立てやすくなるメリットもあります。
また情報を分析するためには事前の組み立て方が非常に重要。
初心者でも分かる仕事のロードマップ作成法については以下を参考にしてみてくださいね。
仕事のビジネスレポートでやってはいけない5つの書き方
仕事で提出するレポートにも「これはやってはいけない」というポイントがあります。
このポイントを押さえられないと読み手にストレスを与えるレポートが完成してしまうのです。
本章では仕事のビジネスレポートでやってはいけない5つの書き方について下記を解説していきます。
感想文になっている
日報のように個人の感想だけの述べることは控えましょう。
確かに当事者が何を感じたかも大切です。
会社はあくまでも利益を追求する場所で、メリットがあったのか分かることが必要。
文末のまとまりに統一性がない
「です、ます」と「～だ、である」が混在していると文章の締まりが悪くなります。
社内の文書として記録するものですから、「です、ます」口調ではなく「～だ、である」が理想的。
そして同じ言葉の繰り返しや曖昧な言葉遣いは避けましょう。
接続詞の「が」を多用
「～が、であるが、だが」を多用すると文章がダラダラと長文になります。
逆説的な意味として使用としているのは、理解できますが多用は控えてください。
多用してしまうと「結局何が言いたいの？」と文章がぼんやりしてしまいます。
意図が読み取れない
ビジネスレポートの主旨が伝わらなければ本末転倒です。
読んで何の参考にもならなければビジネスレポートの意味がなくなってしまうのです。
さらにレポートは当事者の仕事の姿勢や意識も見られるため、評価にも関わります。
意図や仕事のテーマを明確にする上で最適な「5h1w」について以下にまとめているので
参考にしてみてくださいね。
否定的意見で終わる
文章のまとめを否定的意見で終わらせるのは止めましょう。
ネガティブな印象で終わると「任せなければ良かった」「成長する気がない」と勘違いされてしまいます。
ポジティブな表現を使うことで、文章全体の印象も高まりますし、当事者自身の信頼性も上がります。
どんな人に仕事を任せたいかと想像してみると分かりやすいですよ。
否定的な人よりも肯定的に取り組んでくれる人の方が好まれますからね。
管理職が仕事のレポートの書き方から見る部下の人間性とは
管理職の立場からレポートで部下の何を汲み取るのかについて触れていきます。
私自身が部下からレポートを読んだ際には以下のことを考えています。
- 仕事の内容を自身で整理しできているのか
- 業務への分析、対応など客観的視点が持てているか
- 自分の活動内容を正しく言語化できる能力があるか
- 仕事への捉え方、進め方に間違いがないか
- 一つの仕事に対して真剣な姿勢が見て取れるか
もちろん結果も大事な要素ですが、ポイントは仕事への信頼性が持てる人なのかどうかです。
なんとなく書きあがったレポートには「これぐらいでいいか」という日々の妥協の繰り返しが見えてきます。
最初から上手に書ける、完璧なレポートを求めることも望んでいることもありません。
管理職も「この人大丈夫かな？」と思いながら重要な仕事を任せることはできません。
「この人ならやってくれる」という信頼は大きな成果ではなく細かい積み重ねに現れます。
【例文】仕事の正しいビジネスレポートの書き方のテンプレートを紹介
レポートの書き方、テンプレートは決まり自体はないので正解はありません。
社内の複数人の方が見た際に正確に情報が伝わっていけば、それでいいのです。
では例文を交えた仕事の正しいビジネスレポートの書き方のテンプレートを3選紹介していきます。
研修終了後のビジネステンプレート
新たに会社に入社した方で書き方が分からない人も多いはず。
研修を受けた後のテンプレート例文は以下になります。
管理職をやっていて、研修後のレポートで読み手が気になるのは「所感」です。
この2点を抑えて明確に記載されていると、読み手としては安心できます。
感じたことについて「正解」はありませんし、書いた内容は性格も現れるので人となりを知れる良い機会です。
セミナー受講後のテンプレート
特定の商材、また外部講師を招いてのセミナー教育に力を入れている会社も多いのではないでしょうか。
セミナー受講後のレポートは以下の通りです。
こちらも前途で紹介した所見と今後の展望が読み手としては気になるところ。
特にどのような「結論を出したのか」で今後の行動指標が見えてきます。
セミナーの受講内容を正確に把握できているのか、「セミナーの内容」も簡潔に記述してください。
研修もセミナーも受け身で聞くだけの仕事かもしれません。
ただその時間も対価が発生していることは意識しておきましょう。
意識しているかどうかはテンプレートからも表現として見受けられます。
報告書のテンプレート
商談後、打ち合わせ後など社外の人間との関りを報告する機会もあります。
その際に上司に報告するテンプレートは以下の通りです。
前途で紹介した報告書、セミナー受講後のテンプレートとは異なり以下の点を意識してもらえると意図がくみ取りやすくなります。
特に商談は会社の利益になるかどうかを読み手は気にします。
どの程度の温度感で進んでいるのか、また具体的な行動フローが見えなければなりません。
そして、どんな価値を生み出す仕事になるのかが分かると仕事への期待感も高まります。
提案した際の資料、また先方から依頼された資料など実際に使用したものがあれば一緒に添付しておきましょう。
また個人的な意見として「商談報告書」には2つのアピールポイントがあると考えています。
どこまでいっても決裁権は一社員にはないので、何をするにも確認が必要です。
ただこの2点のアピールがきちんとできていると、思い描いた通りに動き出してくれる可能性が高くなります。
例えば必要な予算を上げてくれたり、優遇措置も商談の中では立派な交渉材料です。
あなた自身の成約率を高めてくれるための環境を整えるアピール文書だと思ってもらえたら分かりやすいかもしれません。
まとめ ～レポートは日々の活動の言語化を訓練できる～
以上、初心者でも分かりやすい仕事のレポートの書き方について様々な情報を解説してきました。
情報量も多かったので、内容を落とし込むには何度か見直してもらうことをおすすめします。
そしてどのように分析し、行動に移すのか、レポートはココに尽きます。
決まった型が存在するわけではないですが、複数の人が見ることを意識してA４で１枚にスッキリ見えるように記載していきましょう。
レポートといっても書く内容は人それぞれです。
性格も出ますし、何より仕事に対しての向き合い方や姿勢を読み手は汲み取ることができます。
コメント