【知らなきゃヤバい】仕事の段取り下手を堅実に解決する方法とは?

業務改善
「上司に段取りの悪さを指摘されて、どうすればいいのか悩んでます」

「要領の悪い部下に毎日イライラ、余計な仕事が増えてく」

「仕事が整理できなくて、何から手を付けていいのか分からない」


このように段取りについて悩みを抱えていらっしゃるのではないでしょうか。


「仕事は段取りが全て!」なんてよく言われますが、確かに段取りができないと円滑に物事が進まないことに繋がります。


当記事では仕事の段取り下手を堅実に解決する方法について徹底解説していきます。

さらに仕事の段取り下手で段取りできない人のやりがちな4つの行動も紹介しているので参考にしてみてください。




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仕事の段取り下手を解決する4つのコツとは


仕事をスムーズに円滑に進める上で、段取りは非常に大きな役割を果たします。



段取りが上手か、下手かで仕事におけるクオリティが全く別物になると言っても過言ではないぐらい段取りが重要ということです。


本章では仕事の段取り下手を解決する4つのコツについて、下記を解説していきます。

  • 仕事の優先順位が明確
  • 時間と成果の効率化を考えている
  • ゴールから逆算してスケジュール管理を徹底
  • 仕事の段取りを把握するノート・シートを活用



明日から使えるポイントを集約しているので、できるところから始めてみてくださいね。

仕事の優先順位が明確


段取り上手への第一歩目とも言えます。

S・A・B・Cのように仕事の優先順位を明確にしましょう。



仕事のやり忘れや周りとの共有がうまくいっていない方は特に優先順位を意識しましょう。

優先順位が意識できたら、仕事の納期に合わせてスケジュールを組むだけ。



「優先順位のつけ方が分からない」という方は社内で仕事の早い人のタスク管理を観察してください。


できている人のまねを忠実にして再現することが、一番の近道です。



慣れてくると次第に自己判断できるようになります。

時間と成果の効率化を考えている


他の人がやれば10分で終わるのに、30分もかけているような同僚や部下はいませんか。

この手の方は時間の工夫と成果の効率化を理解しなければいけません。



できる人は作業前に8割方は頭の中で方向性やビジョンが定まっています。


だからいざ作業を始めても止まって考える回数が少なく早いんです。


机に座って「よしあれやろうか」というマインドの方は大抵仕事が後手に回り、常に仕事に追われているだけになってしまいます。


仕事は追われるものではなく、自ら追うものであることを意識しましょう。


1時間単位での過ごし方、いくつのタスクを処理するのか、時間の質を高めていくことで段取りがスムーズになります。


ゴールから逆算してスケジュール管理を徹底


先に仕事の目標地点、ゴールを決めてください。



そこが定まっていないと、作業中に行ったり来たりフラフラしてぼんやりしたものが出来上がります。


例えばホームランを打ちたいとなったら、バッドを買う、バットが振れる環境を用意する、毎日素振りを1000回するなど段階的にスケジュールが分かりますよね。

ゴールを決めたら、初期地点、中間地点、最終地点と言ったように段階ごとに仕事を分けることでブレずに進行することが可能です。



そのためにどういったスケジュール管理をしなければならないのか、いつまでに次の地点に辿り着けばいいのかが明確に見えてきますよ。

仕事の段取りを把握するノート・シートを活用


頭の中だけで段取りを進めていってはいけません。

全ての段取りを見えるようにして全体像を把握していくことが重要です。



ノートやシート、アプリでも構いませんが、おすすめはシート(ルーズリーフタイプ)のA4です。


小さいシートでは枠に収まるような書き方をしてしまい、自由度が低下します。



一方、大きいサイズのシートであれば大枠を決めて5行ほど隙間を作れば思いついた瞬間に書き足していけます。

そして各カテゴリーごとにシートを分けていきます。



カテゴリー別に分けることで以下に分けることができます。

  • ゴール地点から逆算して、現在どんな進行状況なのか
  • 現在の問題点はどこにあるのか



これらを全体像から把握していくことで必要な段取りを決めていくことができます。



私自身も段取りには全く自身がなかったですが、この方法で社内では一番準備ができる人という謎の称号を得ました(笑)

仕事の段取り下手で段取りできない人のやりがちな4つの行動



段取り上手になる4つのコツについて解説してきました。


続いては段取り下手がどのような行動を取っているのか確認していきましょう。


段取り下手がとりがちな4つの行動は下記の通りです。

  • 思いついた順番で行動を決めている
  • 仕事のスケジュール管理が甘い
  • 成果に繋がらない時間の使い方
  • 相談しない・真似をしない自己流型



次節より詳しく解説していきます。

思いついた順番で行動を決めている


段取りが下手な人の特徴としてきた仕事、思いついた仕事から片づける癖があります。



しかも、作業していた仕事を中断して入ってきた仕事をしてしまうため「仕事を忘れてしまう」というよくない信用を獲得していることが多いです。

急ぎの仕事なのか、時間のある仕事なのか、後回しにしていい仕事なのか、区別が分からないのです。



こういったタイプの人は総じて締切りやゴールをあやふやにしています。


要するに逆算した仕事が苦手なんですよね。

このような部下、後輩に手を焼いている上司や先輩であれば、締切りやゴールを作らせるクセをつけましょう。


仕事のスケジュール管理が甘い


今日は何の仕事をしようか、明日はどうしようかとその日暮らしの意識では段取りが下手と言われて当然でしょう。


月末にどのような成果を出すべきかで1週目、2週目、3週目と行動は変化していくものです。

「とりあえず終わればいい」感覚では目標の達成は厳しいでしょう。



1週間、1か月単位で管理するのはハードルが高いため、まずは1日単位でスケジュールを細かく細分化していきます。


例えば午前中は各方面へのメールや共有事項、午後は企画進行など時間帯ごとに仕事を振り分けます。


さらに言えば余白の時間を作っておくと、業務の見直しに充てられます。

逐一メールやLINEのチェックはマルチタスクの元ですから、10時、13時、15時、17時と確認する時間を分けましょう。



なぜマルチタスクがいけないかというと意識が散漫になり仕事の質も落ちますし、本来やるべきだった仕事を見落としかねません。


また仕事が山のようにあるような錯覚に陥り、ストレスを増やします。


成果に繋がらない時間の使い方


人手不足の会社であれば、あなたの仕事量は増すばかりで「段取りもくそもない」と悲鳴を上げたくなりますよね。


私は営業職でしたが、部下の退職に伴い持ち回り件数が全てきて一時は真っ白に燃え尽きた状態でしたので、気持ちがよく分かります(笑)


ですが、嘆いていても仕事は減ってくれません。


「この仕事は成果に繋がるのか」を判断して、効率の良い仕事を選ぶことで時間を確保できます。


時間の捻出も段取りの一部です。



この考え方はサービスの奥の見えない人のことまでシュミレーションできる利点があります。


忙しすぎて、細かい作業も全部やっていると頑張っていたのに大して成果も出ず、結果的に「やってない人」認定されてしまいます。


1か月かけて出す成果が良いわけではなく、短期間で成果を最大化させる人ができる人です。



時間は頑張って生み出すのではなく、工夫して操るものです。



雑務の作業はある程度にして、顧客対応や営業活動など成果が出る仕事に労力を使うべきと言えるでしょう。

相談しない・真似をしない自己流型


段取り下手にありがちな行動として相談・真似をせずに自己流を貫くこだわりの強い方がいます。


その方法で上手にできる方もいますが、自己流は時間がかかって非効率です。

上手くいく方法が近くにあるのに、知らないことで大きな失敗を未然に防ぐことができません。



さらに0から1を作ることは大変ですが、1を3にも5にもすることは簡単です。


社内を見て段取りが上手だと感じる方の手法を徹底的に真似して慣れてから自己流になる流れが理想でしょう。

仕事の段取りが下手、計画性を持ってできない会社の2つの特徴


ここまで段取り上手・段取り下手について様々な情報を解説してきました。


一方で、会社の段取りが悪いことによって「全然現場を分かっていない」と憤りや迷惑をこうむっている社員の方も多いのではないでしょうか。


本章では仕事の段取りが悪い、計画性を持ってできない会社の3つの特徴について下記を紹介していきます。

  • 現場の状況を把握していない
  • 根拠のない精神論で何とかなると思っている


現場の状況を把握していない


会社の上司、経営者陣は基本的に数字を見て物事を判断します。


そのため数字が思わしくなくて、何か対策をしなければならないと躍起になりますよね。


そして計画立てて行う際に現場の状況が分からないと見当違いなことばかりしてしまう会社も多く存在します。


取引先に提案しても「何考えているの?」「今これをやってる場合?」など疑心感や逆に心配されてしまうことも少なくありません。

現場を分からない会社を持つと、会社のことについて謝らなければならず乗る船を間違えたのかもと今後の将来に不安を感じるでしょう。


根拠のない精神論で何とかなると思っている


頑張れば報われるといった根拠のない精神論で数字を作ろうとする中小企業は多いです。


「やればできるんだ!気合で俺たちはやってきた!」などと過去の栄光をもとに仕事を進めてしまう無能な経営者もいます。


時代は常に変化しているのに、ずっとこれをやってきたというマインドから抜け出せないのです。


その結果、会社の経営が苦しくなるケースも少なくありません。


こうやって根拠のない精神論で何とかなると思っている会社では優秀な社員がどんどんい無くなりいつまでたっても人員不足に悩まされて誰かにつけが回るのです。


仕事の段取り下手は直せる?やり方が分からないだけ!


仕事の段取り下手はやり方を知らないだけ直せます。


きちんと段取りを組む方法や手順を理解して、一歩一歩失敗しながら前に進んでいくだけで上手になります。



一番良くないのでは失敗を失敗で終わらせてしまうことでしょう。


どうして上手くいかなかったのかをしっかり考察することで、傾向と対策することが大切です。



難しいことはそこにはなく至ってシンプルな構造ばかりです。


段取り下手でもし落ち込んでいるのであれば、なぜ上手くいかなかったのかを真剣に考えることで次の手が見えるようになりますよ。


さらに仕事で失敗しないためのロードマップの作り方を以下で解説しているので、参考にしてみてくださいね。



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まとめ ~段取りはやり方が分かれば明日からでも上手にできる~


以上、仕事の段取り下手を堅実に解決する方法について様々な情報を解説してきました。


段取り上手になるために難しいことは無く明日からでもすぐに始められると理解してもらえたら幸いです。


手っ取り早い方法はやはりできている人の真似をして忠実に再現することでしょう。


それでは改めて当記事についておさらいをしておきましょう。


段取り下手がとりがちな4つの行動
は下記の通りです。

  • 仕事の優先順位が明確
  • 時間と成果の効率化を考えている
  • ゴールから逆算してスケジュール管理を徹底
  • 仕事の段取りを把握するノート・シートを活用



続いて段取り下手を上手に変える4つのコツは以下の通りです。

  • 思いついた順番で行動を決めている
  • 仕事のスケジュール管理が甘い
  • 成果に繋がらない時間の使い方
  • 相談しない・真似をしない自己流型



私自身は特別な才能もなければセンスもあるわけではありません。


段取りの良さだけで出世していっただけの人間です。



段取りができるだけで「仕事の理解度が高い」と噂が広まり、謎の評価を受けて謎です(笑)


段取りは仕事を円滑に進めるだけでなく、周りの見る目を簡単に変えることができるツールで誰でも同じようにできます。

「数字を10倍にしろ」という難しい話はなく、ゴールに向かって円滑に進められるように事前に準備・計画をしてくださいというシンプルなものです。



段取りが上手な人が社内、チームにいるだけで会社はあなたを重宝しますよ。



まずはできるところから、実践してみてくださいね。

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