【知らなきゃヤバい】仕事の段取り下手を堅実に解決する方法とは？

このように段取りについて悩みを抱えていらっしゃるのではないでしょうか。



「仕事は段取りが全て！」と言われますが、確かに段取りができないと円滑に物事が進まないことに繋がります。



当記事では仕事の段取り下手を堅実に解決する方法について徹底解説していきます。

仕事の段取り下手を解決する４つのコツとは

仕事をスムーズに円滑に進める上で、段取りは非常に大きな役割を果たします。



段取りが上手か、下手かで仕事におけるクオリティが全く別物になると言っても過言ではないぐらい段取りが重要ということです。



本章では仕事の段取り下手を解決する４つのコツについて、下記を解説していきます。

明日から使えるポイントを集約しているので、できるところから始めてみてくださいね。

仕事の優先順位が明確

段取り上手への第一歩目とも言えます。

仕事のやり忘れや周りとの共有がうまくいっていない方は特に優先順位を意識しましょう。

「優先順位のつけ方が分からない」という方は社内で仕事の早い人のタスク管理を観察してください。



できている人のまねを忠実にして再現することが、一番の近道です。




慣れてくると次第に自己判断できるようになります。

時間と成果の効率化を考えている

他の人がやれば10分で終わるのに、30分もかけているような同僚や部下はいませんか。

できる人は作業前に８割方は頭の中で方向性やビジョンが定まっています。



だからいざ作業を始めても止まって考える回数が少なく早いんです。



机に座って「よしあれやろうか」というマインドの方は大抵仕事が後手に回り、常に仕事に追われているだけになってしまいます。



仕事は追われるものではなく、自ら追うものであることを意識しましょう。

ゴールから逆算してスケジュール管理を徹底

先に仕事の目標地点、ゴールを決めてください。



そこが定まっていないと、作業中に行ったり来たりフラフラしてぼんやりしたものが出来上がります。



例えばホームランを打ちたいとなったら、バッドを買う、バットが振れる環境を用意しますよね。



そして毎日素振りを1000回するなど段階的にスケジュールを組むでしょう。

見える化をすると、いつまでに次の地点に辿り着けばいいのかが明確に見えてきますよ。

仕事の段取りを把握するノート・シートを活用

頭の中だけで段取りを進めていってはいけません。

ノートやシート、アプリでも構いませんが、おすすめはシート(ルーズリーフタイプ)のA4です。




小さいシートでは枠に収まるような書き方をしてしまい、自由度が低下します。




一方、大きいサイズのシートであれば大枠を決めて５行ほど隙間を作れば思いついた瞬間に書き足していけます。

カテゴリー別に分けることで以下に分けることができます。

これらを全体像から把握していくことで必要な段取りを決めていくことができます。




私自身も段取りには全く自身がなかったですが、この方法で社内では一番準備ができる人という謎の称号を得ました(笑)

仕事の段取り下手で段取りできない人のやりがちな４つの行動

段取り上手になる４つのコツについて解説してきました。



続いては段取り下手がどのような行動を取っているのか確認していきましょう。



段取り下手がとりがちな４つの行動は下記の通りです。

次節より詳しく解説していきます。

思いついた順番で行動を決めている

段取りが下手な人の特徴としてきた仕事、思いついた仕事から片づける癖があります。




作業していた仕事を中断して、他の仕事を優先すると「仕事を忘れてしまう」とよくない信用を獲得してしまいます。

こういったタイプの人は総じて締切りやゴールをあやふやにしています。



要するに逆算した仕事が苦手なんですよね。

仕事のスケジュール管理が甘い

今日は何の仕事をしようか、明日はどうしようかとその日暮らしの意識では段取りが下手と言われて当然でしょう。



月末にどのような成果を出すべきかで１週目、２週目、３週目と行動は変化していくものです。

１週間、１か月単位で管理するのはハードルが高いため、まずは１日単位でスケジュールを細かく細分化していきます。



例えば午前中は各方面へのメールや共有事項、午後は企画進行など時間帯ごとに仕事を振り分けます。



さらに言えば余白の時間を作っておくと、業務の見直しに充てられます。

マルチタスクは意識が散漫になり仕事の質も落ちますし、本来やるべきだった仕事を見落としてしまうことに。



また仕事が山のようにあるような錯覚に陥り、ストレスを増やします。

成果に繋がらない時間の使い方

人手不足の会社であれば、あなたの仕事量は増すばかりで「段取りもくそもない」と悲鳴を上げたくなりますよね。



私は営業職でしたが、部下の退職に伴い持ち回り件数が全てきて一時は真っ白に燃え尽きた状態でしたので、気持ちがよく分かります(笑)



ですが、嘆いていても仕事は減ってくれません。



「この仕事は成果に繋がるのか」を判断して、効率の良い仕事を選ぶことで時間を確保できます。

この考え方はサービスの奥の見えない人のことまでシュミレーションできる利点があります。



忙しすぎて、細かい作業も全部やっていると頑張っていたのに大して成果も出ず、結果的に「やってない人」認定されてしまいます。



１か月かけて出す成果が良いわけではなく、短期間で成果を最大化させる人ができる人です。



時間は頑張って生み出すのではなく、工夫して操るものです。



雑務の作業はある程度にして、顧客対応や営業活動など成果が出る仕事に労力を使うべきと言えるでしょう。

相談しない・真似をしない自己流型

段取り下手にありがちな行動として相談・真似をせずに自己流を貫くこだわりの強い方がいます。



その方法で上手にできる方もいますが、自己流は時間がかかって非効率です。

さらに０から１を作ることは大変ですが、１を３にも５にもすることは簡単です。



社内を見て段取りが上手だと感じる方の手法を徹底的に真似して慣れてから自己流になる流れが理想でしょう。

仕事の段取りが下手、計画性を持ってできない会社の２つの特徴

ここまで段取り上手・段取り下手について様々な情報を解説してきました。



一方で、会社の段取りが悪いことによって「全然現場を分かっていない」と憤りや迷惑をこうむっている社員の方も多いのではないでしょうか。



本章では仕事の段取りが悪い、計画性を持ってできない会社の３つの特徴について下記を紹介していきます。

現場の状況を把握していない

会社の上司、経営者陣は基本的に数字を見て物事を判断します。



そのため数字が思わしくなくて、何か対策をしなければならないと躍起になりますよね。



計画立てて行う際に現場の状況が分からないと見当違いなことばかりしてしまう会社も多く存在します。



取引先に提案しても「何考えているの？」「今これをやってる場合？」など疑心感や逆に心配されてしまうことも少なくありません。

根拠のない精神論で何とかなると思っている

頑張れば報われるといった根拠のない精神論で数字を作ろうとする中小企業は多いです。



「やればできるんだ！気合で俺たちはやってきた！」などと過去の栄光をもとに仕事を進めてしまう無能な経営者もいます。



時代は常に変化しているのに、ずっとこれをやってきたというマインドから抜け出せないのです。



その結果、会社の経営が苦しくなるケースも少なくありません。

仕事の段取り下手は直せる？やり方が分からないだけ！

仕事の段取り下手はやり方を知らないだけ直せます。

一番良くないのでは失敗を失敗で終わらせてしまうことでしょう。



どうして上手くいかなかったのかをしっかり考察することで、傾向と対策することが大切です。



難しいことはそこにはなく至ってシンプルな構造ばかりです。



段取り下手でもし落ち込んでいるのであれば、なぜ上手くいかなかったのかを真剣に考えることで次の手が見えるようになりますよ。




さらに仕事で失敗しないためのロードマップの作り方を以下で解説しているので、参考にしてみてくださいね。

まとめ　～段取りはやり方が分かれば明日からでも上手にできる～

以上、仕事の段取り下手を堅実に解決する方法について様々な情報を解説してきました。



段取り上手になるために難しいことは無く明日からでもすぐに始められると理解してもらえたら幸いです。



手っ取り早い方法はやはりできている人の真似をして忠実に再現することでしょう。



それでは改めて当記事についておさらいをしておきましょう。



段取り下手がとりがちな４つの行動は下記の通りです。

続いて段取り下手を上手に変える４つのコツは以下の通りです。

私自身は特別な才能もなければセンスもあるわけではありません。



段取りの良さだけで出世していっただけの人間です。



段取りができるだけで「仕事の理解度が高い」と噂が広まり、謎の評価を受けて謎です(笑)



段取りは仕事を円滑に進めるだけでなく、周りの見る目を簡単に変えることができるツールで誰でも同じようにできます。

段取りが上手な人が社内、チームにいるだけで会社はあなたを重宝しますよ。



まずはできるところから、実践してみてくださいね。