仕事の抜け漏れが多い原因とケアレスミスを防ぐ5つの防止策を解説!

業務改善
「メモもちゃんと取っているのに、どうして気付けないんだ」

「自分ではちゃんと確認しているのに抜け漏れが多くて怒られて落ち込む」

「ケアレスミスを止めたい!いい方法があれば教えて欲しい」



このようにうっかり忘れやしたくもないミスで頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか。


メモも取って注意しているはずなのに、ケアレスミスが起きてしまい自分に嫌気がさしますよね。


そこで当記事では仕事の抜け漏れが多い心理とケアレスミスを防ぐ対策法について徹底解説してきます。

さらに仕事の抜け漏れが多い人がやりがちな3つのメモの取り方も紹介しているので参考にしてみてください。



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また?仕事の抜け漏れが多い3つの原因を紹介


仕事の抜け漏れが多い方は一つのことに集中できていない環境を自ら作り出してしまっています。


まずは仕事の抜け漏れが多い3つの原因について下記を解説していきます。

  • 注意力のコントロールができていない
  • 目に入る情報量が多い
  • 問題を先延ばしにしてしまう


注意力のコントロールができていない


注意力とは一点に物事に集中する能力ですよね。


一つのことに向き合って片づければミスは必然的に少なくなります。


ですが、抜け漏れが多い人は何か作業をしている最中に他のことを考えてしまいます。

同時にいくつものことを考えてしまったり、注意力を一点に保てないことが抜け漏れの原因です。


目に入る情報量が多い


デスクに書類が山積みにされている、スマホを常に目の前に置く、PCからもLINEの通知がされるなど目の前の情報量が多くなればなるほど抜け漏れが増えます。

本来集中して取り組むべき仕事の他に意識できてしまうものがある環境が原因です。



LINEやメールの通知が来たら、取組んでいた作業を止めて確認していないでしょうか。


作業の途中に思い出して別の仕事の書類をチェックしていないでしょうか。


これでは注意力が散漫になってしまい、うっかり忘れや仕事の抜け漏れが起きてしまいます。

問題を先延ばしにしてしまう


問題を先延ばしにするということは、やらなければならない仕事が溜まっていくということです。


「面倒だからやりたくないな」「これは後回しで良いか」と決断した仕事ほど、抜け漏れが多くなっていませんか。

一度、意識から外れてしまった仕事は優先順位も下がり忘れられてしまうものです。



その結果、ギリギリになってバタバタして振り返る余裕もないままミスを繰り返してしまうことに。


問題を先延ばしにしない3つの方法について
は以下のまとめを参考にしてみてください。




仕事の抜け漏れが多い人がやりがちな3つのメモの取り方

メモを取っているのにも関わらず、仕事の抜け漏れが起きてしまう人も少なくありません。


メモを取ることを仕事にしていると仕事の抜け漏れは起きやすいものです。


仕事の抜け漏れが多い人がやりがちな3つのメモの取り方
は下記の通りです。

  • メモを取る用紙がバラバラ
  • 仕事の期限が書かれていない
  • 自分にしか分からない書き方をする



次節より詳しく解説していきます。

メモを取る用紙がバラバラ


手当たり次第に目の前にある用紙にメモしていると、いざという時にどこにいったか探す羽目に。

メモを取ることに満足していて意味をはき違えています。


メモはあくまでも振り返るもの。


業務ごとに使い分けるか、1冊に絞って内容を書き留めましょう。

仕事の期限が書かれていない


メモを取ったはいいものの、「いつまでにやるものか」という期限が書かれていないと抜け漏れます。


期限が決まらないことで、逆算した行動が立てづらくなっていくのです。



振り返った時に「あれ?これいつまでだっけ?」と期限が書かれてなければ分からなくなりますよね。


そして期限に間に合わず、叱責されてしまうというループは損でしかありません。

自分にしか分からない書き方をする


自分さえ分かればいいというメモの取り方では書くことに満足して記憶に定着しづらいです。


人に教えるつもりでメモを取ることで、記憶の定着率が高まります。



誰が見ても同じ回答が出てくるようなメモの取り方がベストでしょう。


自分だけしか分からない書き方は結局自己満足でしかないため、要点書きになってしまったり本来の意図を見落としてしまうことにも繋がります。

仕事が抜け漏れる特定のパターンに気付かないとヤバい!


メモ取っているのに、なんで忘れちゃうんだろう。


あれだけ気を付けていたのに・・・自分が情けない。


このような経験をお持ちの方も多いでしょう。


完璧な人はいませんし、誰でも仕事の一つや二つ抜け漏れてしまうこともあります。


ですが、何度も繰り返してしまう人は以下のことに気付かなければなりません。


仕事の抜け漏れが発生するパターンが存在するはずです。



例えば二つ以上のことを同時に取り組んでいる時に見落としてしまう、やろうと思いながら先延ばしにして忘れてしまったなど抜け漏れる原因を確認しましょう。


方法は簡単で、仕事の抜け漏れが起きた際の状況を記録していきます。



客観的に事実と向き合うことで「このパターンの時に抜け漏れているな」と意識できます。



客観的に事実と向き合うことで「このパターンの時に抜け漏れているな」と意識できます。


防止するための対策も大事ですが、根本的な原因に気付かない限り何度でも繰り返してしまうでしょう。


嫌な部分を見るようで気が引けるかもしれませんが、まずは「自分と向き合うコト」から始めてもらい防止策に取り組んだ方が効果的ですよ。

仕事の抜け漏れが多い人がケアレスミスを防ぐ5つの防止策


それではここから仕事の抜け漏れを防ぐ為の具体的な方法を確認していきましょう。


仕事の抜け漏れが多い人がケアレスミスを防ぐ5つの防止策
について下記を中心に解説していきます。


  • 睡眠時間をきちんと確保する
  • 2つ以上のことを同時にやらない
  • 通知機能のあるメモを取る
  • 最低限、仕事に必要なもの以外は減らす
  • 挑戦する仕事に変換する


睡眠時間をきちんと確保する


睡眠が足りていない、不眠気味の方はミスが10倍以上起こりやすいと言われています。


判断能力やコミュニケーション能力の低下、さらには怒りやすくなったりと感情が抑えられないことに繋がってしまうのです。

睡眠不足が原因で仕事のパフォーマンスが低下してしまい、注意力が落ちて忘れてしまいます。



7時間~8時間は睡眠の時間を確保したいところ。


あまり眠れないという方はお昼休憩時間に15分の仮眠、目をつぶるだけでも構いません。


集中力を保って、注意力を落とさないセルフメンテナンスが重要です。

2つ以上のことを同時にやらない


2つ以上のことを同時にやるのを止めましょう。



例えば何かをやっている最中に別の何かに気付いてしまうと、それを忘れてしまうことはよくあります。


車に忘れ物を取りに行っている最中に、別のことを考えていたら「何しに車に来たんだっけ?」とうっかりしてしまう状態です。

これをすると決めたらそれ以外のものを意識しない、視界に入れないようにしてください。


目の前にある情報量が少なければ少ないほど、気を引かれることを防ぐことができます。


特に仕事でLINEを使用される方も多いですから、以下のまとめを参考にしてみてください。


通知機能のあるメモを取る


ノートにメモを取っているのに抜け漏れや忘れてしまう人の原因は「ノートを見返す習慣がない」ことです。


習慣化できるのがベストですが、それができずにここまで来ているのであればメモの取り方を変えましょう。

携帯のカレンダーやタスク管理アプリなど通知時間を設定できるメモツールを活用してください。



例えば上司に報告書を提出する業務があったとして、カレンダーやアプリに直接内容をメモします。


そして提出の3日前に通知されるようリマインダー設定をしてください。


忘れていたとしても「そういえば」という状況を作り出し見直す機会を増やすことが大切です。


最低限、仕事に必要なもの以外は減らす


使うかどうかわからない書類が溜まっていたり、デスク周りにものが沢山おいてある方は要注意。

なぜなら視覚的に映るものが多ければ多いほど、注意力が散漫になるからです。



例えば作業をしていて、業務LINEがピロンと鳴ったら「何が通知されたんだろう?」と気になってみてしまいますよね。


さらに仕事の書類が沢山おいてあると、あれもこれもやらなきゃいけないと考えを巡らせてしまう間に忘れてしまうのです。

集中力を落とすような環境の見直しから始めることをおすすめします。



仕事の書類は本当に必要なものだけ、取組んでいる業務のものだけデスクに置く。


LINEやメールは決まった時間以外に見ないなど、マルチタスクになりそうな原因を徹底して排除してください。


一つの仕事だけに集中できる環境を整えて、シングルタスクを意識しましょう。



なぜなら視覚的に映るものが多ければ多いほど、注意力が散漫になるからです。


挑戦する仕事に変換する


「失敗したくないな」とあれだけ思っていたのに失敗してしまったことがある経験をお持ちの方は多いですよね。


私も恐い取引先に怒られたくないなと何度も注意していたのに、ミスをしてしまった経験があります。

失敗を恐れてしまうと「失敗」のことばかり考えてしまい、普段だったら気付けることも気付けなくなってしまうのです。



業務に対して「これは挑戦だ」と思って取り組むと仮に同じようなミスをしたとしても、一歩踏み出せた自分に誇れるようになります。


この自信を持つことで、次からのミスが次第に減っていきます。

次第にリラックスできて本来の能力が発揮できるようになりますよ。



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まとめ ~仕事の抜け漏れが防げれば信用度が高まる~


以上、仕事の抜け漏れについて様々な情報を解説してきました。


やはり仕事の抜け漏れが多いと上司や先輩、同僚からも信頼を失ってしまいます。

現在進行形で信用されていないと思うのであれば、変わった姿を見せなければいけません。



自分の話し方や取り組み方など「明らかに変わったな」と思わせられれば人は再度あなたを観察し始めます。


相手が「ケアレスミスをする」という先入観を解かせるには分かりやすい変化が重要です。



もう一度、仕事で信頼を得たいのであれば「変わったな」と思わせるぐらい自分を変える必要があります。


そうしないと、過去の経験などに左右されてイメージで決められてしまい損することが出てくるでしょう。

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