仕事のペーパーレス化が遅い!進まない原因と解決法・メリットを解説

業務改善
「未だに紙ベースで仕事しなきゃいけない会社ってどうなんだろう」

「ペーパーレスになることでどんな意味があるの?効果が知りたい!」

「ペーパーレスを進めてくれない会社を納得させる方法はある?」


このようにペーパーレスが主流になる中でも未だに導入が遅れている会社も多いですよね。


ペーパーレスによって会社も社員もどのような恩恵があるのか、きちんと理解しておきたいところ。


そこで当記事では仕事のペーパーレス化が遅い!進まない原因と解決法・メリットについて徹底解説していきます。

さらに仕事のペーパーレス化を進める意味や目的も紹介しているので、参考にしてみてください。




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仕事のペーパーレス化が遅い!進まない4つの原因とは


結論から言うと、ペーパーレス化が進まない会社の根本的な原因は経営陣が社内効率を考えず、自分のやり方を優先しているからです。


社員の働きやすい環境や業務上の効率を考えれば、ペーパーレスの方が生産性が高まりますからね。


それでは仕事のペーパーレス化が遅い!進まない4つの原因について下記を解説していきます。


  • 決定権を持つ上司・経営陣が新しいものを嫌う
  • ペーパーレス化のメリットを理解できていない
  • ペーパーレス化による業務効率をイメージできない


決定権を持つ上司・経営陣が新しいものを嫌う


ペーパーレス化を実行する際には何かしら新しいシステムを業務に加えていくことになります。



場合によっては業務上の流れが変わることもありますが、指示を出す側の人間が理解できていないと成立しません。

年齢を重ねほど、新しいものを嫌い今までやってきたことが正しいと思いたいものです。


「うちはずっとこれでやってきた」
と過去に執着されてしまうと、どんなに良いサービスがあったとしても聞く耳に入りません。


まるで自分たちのやり方が否定された気分になり、変化がリスクと捉えてしまう中高年層は多いです。


これからを担っていく社員のやりやすさよりも自分たちの居心地、やりやすさを優先してしまうため具体性のない内容で拒否されてしまうでしょう。

ペーパーレス化のメリットを理解できていない


ペーパレス化によってどんなメリットがあるのか、社内環境がどう改善されていくのか理解できなければ紙ベースのままで仕事が続きます。


言わば想像力の欠如によってペーパーレス化を支えるオンラインの実用化が見えていないのです。

ペーパーレス化によるメリットを目に見える形で伝えなければ理解されないでしょう。


例えば印刷にかかるコストがいくらカットできるのか、どのように生産性が高まるのかを明確に伝えないと分かってもらえません。


他のやっているからではなく「会社の得になる」を重点として話を構成しないと、頑固になっている中高年層には響かないでしょう。

ペーパーレス化による業務効率をイメージできない


ペーパーレスを検討できない会社の経営陣はペーパーレス化による業務効率をイメージできていません。


例えばペーパーレス化によってもたらされる業務効率には以下のことが挙げられます。

  • 印刷代や書類保管スペース削減によってコストカットができる
  • クラウド上で書類の保管ができるため、探す手間も省ける
  • 申請など煩わしい作業が簡略化される
  • 場所を選ばずにオンラインで業務タスクができる


このように現状を変えるだけの価値があるのかを見定めることができていません。


オンライン業務でのサービス導入コスト面を気にしてしまい、社員の業務環境の効率化による生産性の向上まで頭が回らないのです。


未だに年功序列の出世や飲み会でのコミュニケーションなど古いマイノリティを大事にしている程、新しいものを受け入れることに抵抗感を抱いているでしょう。

仕事のペーパーレス化を進める意味や目的を4つ紹介


なぜペーパーレス化を進めた方がいいのかというと会社にとって利益・メリットがあるからです。


「うちはずっとこのやり方できている」という会社は損してしまうかもしれませんよ。


それでは仕事のペーパーレス化を進める意味や目的を4つについて下記を紹介していきます。

  • コストカットによる経費削減
  • 無駄な作業を省く・簡略化
  • 社内資料のセキュリティ強化
  • 作業環境の最適化


コストカットによる経費削減


仕事のペーパーレス化を進めるとコストカットができ経費削減ができます。


会社では主に以下のような費用が掛かります。

  • コピー機のインク代
  • 印刷するコピー用紙代
  • コピー機本体のレンタルや買取


打ち合わせの資料や提出物、会議資料など様々な業務を何気なく印刷していることでしょう。


おおよそモノクロコピーであれば5円前後、カラーコピーであれば10円前後かかります。


年間カラー印刷10万枚していたとしたら、100万円コストカットができるということです。



それだけでなく、メンテナンス代やインク代、郵送代を加味すればもっと節約できますよね。

資料をPDFのみで送る、クラウド上で管理するなどペーパーレス化をするだけで違うことに事業投資もできるでしょう。


無駄な作業を省く・簡略化


恐らくあなたの会社にも必要書類を押印したり、ファイリングしてまとめているでしょう。


申請書類に目を通して判を押してファイルにまとめる、作業にも保管にも手間や時間がかかりますよね。


ですが、ペーパーレス化によって以下の無駄な時間を省くことができます。

  • 必要書類をいちいち探さずとも検索できる
  • ファイリングする時間は保存だけで終了できる
  • 保管場所スペースを確保しなくて良い


上記の時間を簡略化させることで、他の仕事に時間を使えますよね。


結果的に仕事量も減らすことができるので、残業したり休日に終わらない仕事の処理をせずに済みます。

社内資料のセキュリティ強化


紙ベースで書類を管理しているということは裏を返せばだれでも見れてしまうということ。


仮に書類を紛失してしまい情報が漏れてしまうというリスクも考えられます。


それが個人を特定できるような書類であればなおのこと問題ですよね。

デジタルデータで保存できれば、アクセスにパスワードなど権限をかけることができセキュリティ強化にも繋がるのです。


指定した人間以外は見れないようにできますし、管理自体も簡単です。


また書類によっては一定期間の保存が義務付けられているため、何十年にもわたって保存できることは安心にも繋がるでしょう。

作業環境の最適化


営業職など基本的に外出がメインの場合、「●●をするためだけに会社に戻らなければならない」というのはストレスですよね。


会社までかかる時間が勿体ないですし、帰社時間の積み重ねが業務負担を増やします。


ペーパーレス化にできれば、申請なども外部作業で済むので効率的です。


このように外部からでも共有ファイルにアクセスできるようになれば帰社する無駄な時間も省けます。


その分、新規営業をかける、顧客訪店をした方が会社の利益に繋がりますよね。


社外で働いている社員の作業効率、業務の最適化ができることで余計なストレスを軽減できるでしょう。

仕事のペーパーレス化で得られる5つのメリットとは


ペーパーレス化が実現できると、業務の効率化だけでなく仕事の生産性も上がります。


それでは実際にどのようなメリットがあるのか、下記の5つを中心に解説していきますね。

  • バックアップが容易になる
  • 必要書類を探す手間がなくなる
  • 場所を選ばずに仕事ができる
  • 時間の節約で生産性が上がる
  • 言った言わないの水掛け論を無くすことができる


バックアップが容易になる


仕事のペーパーレス化で得られる効果の一つ目は「バックアップが容易になる」ことです。



紙媒体で資料を保管する場合、一度紛失してしまってはもはや復元は不可能ですよね。

ただ資料自体をデジタル化してバックアップができれば、無くす心配もいらなくなります。


万が一、PCに不具合が起きたり違うPCへ乗り換える際にもクラウド上で保存できていれば簡単に移行できるます。


資料保管においてペーパーレス化は非常に効率的で安心といえるでしょう。

必要書類を探す手間がなくなる


仕事のペーパーレス化で得られる効果の二つ目は「必要書類を探す手間がなくなる」ことです。


ふとした瞬間に「あの書類どこだっけ?」と探さなければならないケースがありますよね。


何十分もかけて探す羽目になり、また同じような経験を繰り返してしまう人も多いはず。

デジタルデータで保存していれば検索をかけるだけで、探す手間は数分で済みます。



例えば書類を探すのに10分かかるとしてそれを年間で10回繰り返したら100分の損です。


他のことに時間を使えるようになりますし、無駄な時間を過ごさずスムーズに仕事ができるでしょう。


場所を選ばずに仕事ができる


仕事のペーパーレス化で得られる効果の三つ目は「場所を選ばずに仕事ができる」ことです。


紙ベースで仕事をしていたら、特定の場所でしか確認することができませんよね。

共有ファイルの外部アクセスが可能になれば、外出先や自宅など場所を選ばずにアクセスできるようになります。


緊急の仕事もありますし、自分のペースで仕事が進まないことは仕事の満足度を低下させてしまいます。


場所を選ばずに仕事ができる柔軟性があれば、効率的な業務を進めることができるでしょう。

時間の節約で生産性が上がる


仕事のペーパーレス化で得られる効果の四つ目は「時間の節約で生産性が上がる」ことです。


前途でもお伝えしたように「必要書類を探す手間」「紙ベース仕事のための帰社」が無くなるだけで時間節約ができます。

節約できた時間で新規契約のためのアポ取りや資料まとめなど、会社の利益に直結するような動きを増やすことができます。


その結果生産性も上がり、利益も増えれば社員への還元も増えるサイクルが生まれるのです。


一人だけが意識するのではなく、社内全体が同じ意識を持つことで多くの人間が生産性の高い仕事に望めるでしょう。

言った言わないの水掛け論を無くすことができる


仕事のペーパーレス化で得られる効果の五つ目は「言った言わないの水掛け論を無くすことができる」ことです。


紙ベースで相手に書類を渡す場合、「貰っていない」「無くした」など問題が起こった際に水掛け論になることがあります。


取引先によっては自分の会社が被害を被す際に逃げたいがために嘘をつくケースもあるでしょう。

チャットやメールといった既読機能が確認できるものでやり取りができれば水掛け論を防ぐことができます。


何かあっても一度確認してもらっている証拠があれば、見ていない人・確認できていない人に責任問題が問われます。


お互いを守る意味でもデジタルデータでのやり取りで、かつ相手の確認が見れることが理想的です。

仕事のペーパーレス化ができていない企業が辿る末路


多くの企業がペーパーレス化を進めている中で、ペーパーレス化が進んでいない企業は時代錯誤に思われてしまっても仕方ないでしょう。


「うちには関係ない」と古い体制・やり方を大事にすることは負担を大きくしてしまうことにも繋がります。


取引先もペーパーレス化を進めているとなると、「うちは紙ベースの仕事が主流で」とは言えませんよね。

「あの会社は成長する気がない、停滞している」と思われてしまう可能性もあります。


また社員の社歴が長くなればなるほど、収入も上げなければなりないですよね。


売上もずっと順調な状態を確保できるとは限りません。


少しでもコストカットして社員の働きやすい環境を整えることは社員の満足度を高めることに繋がるのです。

仕事のペーパーレス化を進めていく3つの解決法を解説


ペーパーレス化の目的や意味、効果が分かっても中には前向きじゃない企業もいます。



頭では分かっているけど、腰が重い経営者もいますからね。


それでは具体的に仕事のペーパーレス化を進めていく3つの解決法について下記を解説していきます。

  • 経営陣に何が得か、根拠ベースで伝える
  • 現場レベルで部分的に始めていく
  • 業務上の不都合と効率を伝え直す


経営陣に何が得か、根拠ベースで伝える


なぜペーパーレス化が必要なのか、具体例を用いて根拠ベースに経営陣に伝えましょう。


具体的な例を挙げると以下のような内容が伝わりやすいです。

  • ペーパーレス化によっていくらコストカットができるのか
  • ペーパーレス化によってどのように業務が効率的になるのか
  • ペーパーレス化によって生産性が高まるメリット


このように「いかに会社が得をするのか」が分かれば理解してもらいやすいでしょう。


ペーパーレス化によって日々の業務がどのように変化が起こりメリットがあるのかを明確に示すことで、聞く側も整理がつきます。


イメージをさせることが重要で、具体性のある話は自分事に捉えてくれるようになりますよ。

現場レベルで部分的に始めていく


ペーパーレス化は誰のためにあるのかと言うと、現場で働く社員の環境を整えることですよね。

会社は大きな変化に抵抗感を示しますが、現場レベルであれば部分的に始めることが可能です。


申請書類は紙媒体で見て確認したい経営者であれば、そこは結果的に合わせるしかないでしょう。


なので、現場間でできるペーパーレス化を進めていきながら効率的に働く姿を見せていくことが大事です。


経営陣も社員の生産性が上がっている理由がペーパーレス化と分かれば、より良い社内環境を検討せざるを得ませんからね。

業務上の不都合と効率を伝え直す


ペーパーレス化が進まないことによって何が不都合で、何をすれば効率よく仕事ができるのかを具体的に伝えていくことは大切です。


特に外部の声は非常に効果的に伝わるでしょう。

  • 確認書類が紙ベースとなると対応がしづらい
  • 基本的に資料はデータのみでやり取りしてほしい


あなたの会社の体制では仕事が上手く回らないと取引先や新規先に言われると修正することを検討しなければなりませんからね。


身近にいる人間の声というのは届きづらいのが正直なところ。



第三者からの声は客観性を持って聞くことができるため、外の声に耳を傾けてみるのも効果的です。



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まとめ ~ペーパーレス化が進まない会社は気遣いが足りてない~


以上、仕事のペーパーレス化について様々な情報を解説してきました。


ペーパーレス化が進めば、働く社員にとっても企業にとってもメリットが大きいことが分かる内容になっていたかと思います。


ただそれでもペーパーレス化を進めない、紙ベースの仕事じゃなきゃいけないと頑なに拒む経営者もいるでしょう。

ペーパーレス化だけでなく、便利になることを拒む経営者は社員への気遣いが足りていません。


会社にとっての宝は「人材」であって社内環境を良くしなければ、社員は離れていきます。


特に優秀な社員ほど、敏感に察知して自分にとって居心地の良い会社を求めるでしょう。


会社の体制は社員への気遣いの現れということを忘れてはいけませんね。

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