「5w1hの具体的な使い方と効果が知りたい！」
「企画書や報告書を作る際の5w1hのテンプレートが欲しい」
このようにお考えではないでしょうか。
仕事の業務改善に5w1hが役立つとうたわれていますが、その意味や具体的な使い方を知らない人が意外と多いんですよね。
そこで当記事では5w1hの概要や使い方、企画書・報告書の書き方を例文で徹底解説していきます。
仕事は5w1hで問題解決！「 5w1hとは？」の概要や目的を紹介
5w1hは必要な情報を整理でき、正確に仕事を進めることができる思考のことです。
具体的にどんな内容なのか、知っておいて損はありませんよ。
まずは5w1hの概要について下記を中心に解説していきます。
一つずつ順を追って確認していきましょう。
5w1hの思考とは
5w1hは5つのW頭文字と１つのH頭文字の英語から構成されている考え方のことです。
「いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように」を仕事に当てはめて情報伝達することを目的にしています。
次節より5w1hの目的や詳細を一つずつ解説していきます。
When(いつ)～時間・期限・期間～
まずはWhen(いつ)について確認していきましょう。
特にチームで行動する場合、全体の進行に対してリーダーは指示をしなければなりません。
「いつ」なのかを明確にすることで、時間を無駄にすることなく業務に集中できます。
Where(どこで)～場所・ファイル・保管先～
次にWhere(どこで)についてですが、「ミーティングルーム」「会議室」など場所を指定します。
この際「〇〇時に〇〇で」など場所を指定することで、その時に向けて準備することも明確になります。
Who(誰が)～対象・主体者～
続いてWho(誰が)についてです。
誰がどの仕事を進めるのか、誰と一緒に行動をするのか、誰のためにこの仕事が必要なのかを決めて人選は非常に重要です。
この「誰」が明確になっていると、作業自体に責任感が生まれ、それぞれが高い意識をもって取り組むことができます。
What(何を)～行動・物・結果～
次にWhat(何を)についてですが、「より具体的な内容」を明確にしていきます。
このWhat(何を)のクオリティは仕事の結果を左右するでしょう。
なにを生み出し、どのような価値を作っていくのか、仕事の軸ともいえる言える部分です。
何を目標に目指してやっていく事業なのか、どんな価値を提供できるサービスなのかこだわりたいところですよね。
Why(なぜ)～意味・理由・動機～
続いてWhy(なぜ)について解説していきます。
Whyは仕事の共通認識を持たせるために必要な要素です。
例えば新製品を会社から発売するときに、発売する商品に対して意味や理由は必要不可欠ですよね。
それはサービス提供者も同じで購入する際にもWhyを自然に行っているんです。
How(どのように)～手段・方法・戦略～
最後に「How」ですが、定めた仕事を達成するための選択肢を示す言葉です。
「どのように」をきちんと意識して実行していくことで、仕事の質が変わります。
さらに手段や方法が決まっていれば、余計なミスやつまづきも防ぐこともできるため、クオリティを高めていく時間の捻出も可能です。
仕事の業務改善をする5W1H(5W2Hを含む)の企画書・報告書・練習問題を例文とテンプレートを使って紹介
続いて5w1hを仕事でどのように活用していくのか、具体例を紹介していきます。
企画書・報告書の例文やテンプレート、さらに練習問題も用意しているのでぜひ参考にしてみてくださいね。
以下の内容に沿って解説していきます。
- 5w2hの考え方もあるので覚えておこう
- 5w1h (5w2hを含む) を使った企画書テンプレート表の例文
- 5w1h (5w2hを含む) を使った報告書の例文
- 5w1h (5w2hを含む)を使った練習問題の例文
5w2hの考え方もあるので覚えておこう
ここまで5w1hの概要について解説していきましたが、5w2hの考え方もあるので覚えておきましょう。
5w2hのHow much(いくら)は仕事を遂行する上でも重要な「予算・費用・経費」を意味します。
新しいプロジェクトが始まるときには「予算いくらで」「経費は〇〇まで」と上司が管理することが多いです。
会社のお金はあなたの物ではありませんから、どの程度の利益率が確保できるか分かると尚良いでしょう。
5w1h (5w2hを含む) を使った企画書テンプレート表の例文
「こんな企画をやってみたい」「この事業に挑戦してみたい」など企画書は取引先、上司など承認を得なければならない相手を納得させるために必要です。
誰が見ても分かりやすく、振り返りもできる、意図が伝わるなど具体的な内容が求められます。
5w1hを企画書でどのように活用していけばよいのか気になるところ。
私が実際に使用しているテンプレートの表を紹介します。
| Who →ターゲット →担当者 | What →取り扱うもの →活動内容 | When →何日の何時までに →始まる期間 →終わる期限 |
| Where →場所 →提出先 | 企画書のテーマ | Why →実施する理由 →始める動機 |
| How →実現する手段 →進める方法 | Result →求める結果 →期待する効果 | How much →かかる予算 →使用できる経費 |
まずは中心となるテーマを書き込んでください。
そして5w1h (5w2hを含む)をそれぞれ個別で考えプロセスを整理していきます。
それぞれが別の項目に見えますが、全て繋がっていてその役割を補い高め合っています。
このテンプレート表で自身の考えを可視化させていきましょう。
望ましいのは信頼できる上司や先輩、同僚に一度見てもらうことです。
自分では気づけなかった点は貴重なアドバイスとなりますし、より良い企画書に繋がります。
5w1h (5w2hを含む) を使った報告書の例文
続いて5w1h (5w2hを含む) の報告書についてです。
またあまりダラダラと書くだけでは、内容が見えてきませんし、何が言いたいのか伝わらないことも。
報告書に5w1h (5w2hを含む) を当てはめると以下のようになります。
| 結論 | 問い・分類 | 決定事項 |
|---|---|---|
| When | 時間・期間 | 〇〇月〇〇日の〇時まで |
| Where | 空間・場所 | 〇〇にて実施 |
| Who | 関連する人 | この仕事は〇〇さんと〇〇さん、 ターゲットは〇〇を想定 |
| What | 物・事・内容 | 具体的な内容は〇〇を予定 テーマやコンセプトは〇〇に決定 |
| Why | 理由・動機 | 現在〇〇の状況により〇〇の必要性を実感 弊社の強みである〇〇を活かすことで全体の活性化を図る |
| How | 方法・手段 | 〇〇事例を参考に〇〇を採用 〇〇の方法で段取りを組むことで〇〇効果を実現 |
| How much | 予算・経費 | 〇〇のために〇〇〇万円の予算 |
| Result | 結果 | 本企画の効果により目標を○○にて達成 |
まずは5w1h (5w2hを含む)に企画内容を埋めてみてください。
場合によっては埋める必要のない項目も出てくるため、 費用であれば無しで問題ありません。
報告書の意味合いは上司に状況を伝えるだけにあらず、自己分析にも役立ちます。
どのようなことが効果的に働き成功したのか、また今後改善するポイントは何なのか、頭の中で振り返りResult(結果)に整理していきます。
たかが報告書と馬鹿にしてはいけませんよ。
ただの文章ですが、どのように相手に伝えたいかは文章を見ると「意思」が見えてくるものです。
5w1h (5w2hを含む)を使った練習問題の例文
5w1h (5w2hを含む) の組み立て方が難しいかもしれないという方に向けて練習問題を用意しました。
まずは以下の例文をご覧ください。
上記の文章を5w1h (5w2hを含む) に当てはめていき、下記の意味を見ながら考えてみましょう。
それでは正解を確認していきますね。
- When 「いつ」…１０月１０日
- Where 「どこで」…インターナショナルホテル
- Who 「誰が」…株式会社LIFE STYLE LABOの代表取締役社長
- What 「何を」…新商品発表会
- Why 「何故」…多くの取引店様にご理解・ご協力頂けるよう
- How 「どのように」…巨大モニターを通して実演
- How much「いくら」…予算５００万
いかがでしたでしょうか。
今回は練習問題用に文章を作成しましたが、日常の中でも何気なく練習することが可能です。
「この話は5w1hだと…」というように常に連想していくことで、人に伝える最適なコミュニケーション力や分析力を養うことができます。
5w1hを仕事で活用することで得られる４つの効果とは
仕事に5w1hを取り入れたらどんな効果が得られるのか、気になる方も多いのではないでしょうか。
効果が分からないと自分に向いているのか判断がしづらいですからね。
本章では下記の5w1hで得られる４つの効果について解説していきます。
- 理論的且つ要点をまとめた円滑なコミュニケーション
- 業務の可視化と客観性
- 余分な時間を作業に充てることができる
- 情報の細分化
理論的且つ要点をまとめた円滑なコミュニケーション
5W1Hに当てはめて考えていくことで理論的且つ要点をまとめることができます。
情報も整理されているため、相手に伝える際にも最適なコミュニケーションを実現できます。
業務の可視化と客観性
5W1Hの考え方に沿って情報を整理していくと、客観性を持った仕事の可視化ができます。
一歩引いた観点から物事を把握することで不足している点などの課題も見えてくるでしょう。
やらなければならないこともすでに決まっているので、期限までに質を高めていくのみです。
余分な時間を作業に充てることができる
情報が整理できているということはやり取りも最小限に抑えることができます。
メールを何往復もする手間、電話で確認し合う時間など余計なことに必要な時間を取られることなく質を高める時間を確保できます。
情報の細分化
個人的に最も5W1Hが効果的だと感じる点は情報の細分化です。
仕事をあやふやにせず、思考・行動など意識的に分けることで成功の要因と失敗の原因を明らかにしてくれます。
5W1Hを無意識的にできている人が仕事ができると言われています。
コンスタントに途切れることなく結果を出し続ける人はこのような地道な努力の賜物と言えるでしょう。
5w1hで仕事の問題解決をする際は「ゴールから活動を逆算」していくことが重要
5w1hが業務改善に役立ち、個人のスキルアップにも繋がることは間違いないでしょう。
ここからは長年、企画や営業に携わってきた私個人の見解について紹介していきます。
5w1hの考え方は仕事の中身を濃くする上で重要ですが、最もこだわりたいことは仕事の目標地点ともいえるゴールです。
ゴールが明確に定まっていないと5w1hの思考も雑多なものになり、良い仕事に繋がりません。
例えばフルマラソンを走り切ることをゴールにするとしましょう。
ゴールが決まったら後は行動を逆算していくのみです。
まずは大会に向けて走り切る体力をつけなくてはいけませんからトレーニングが必要ですよね。
いつまでにどのくらいの走力があればフルマラソンが走り切れるのかも見極めなければなりません。
予定通りに進まなくても問題ありません、5w1hを修正していけばいいのです。
まとめ ～5w1hを仕事で活用すれば正確な情報伝達ができる～
以上、5w1hの概要や使い方、効果など様々な情報を解説してきました。
最初は難しいと感じる方もいるかもしれませんが、徐々に慣れていけばいいのです。
日常や仕事をしている最中に意識していくことから始めてみてはいかがでしょうか。
それでは5w1hの概要について振り返っておきましょう。
この考え方や思考、行動原理を身につけることであなたの課題が改善される可能性は大いにあります。
そしてあなたの意図していることがスムーズに伝わることで仕事の進み方も格段に良くなるでしょう。
さらに仕事の段取り下手の方におすすめしたい４つのコツについて以下で解説しているので合わせて参考にしてみてください！
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