仕事を減らすことができない人の特徴と無駄な残業をしない方法とは

業務改善
「やればやるほど仕事が増える一方で、もう無理」

「会社は人手が足りなくて仕事量は減らないし、残業ばっかりで嫌になる」

「残業しないで家にちゃんと帰りたい、仕事を減らす方法はないの?」


このように人も足りない、一人当たりの仕事量も多いと八方塞がりな状態では心が疲れ果ててしまいますよね。


仕事を減らしたいけど何から始めていいか分からない人も多いのではないでしょうか。


そこで当記事では仕事を減らすことができない人の特徴と無駄な残業をしない方法について徹底解説していきます。

さらに仕事を減らすことができないと失う大事な5つのことも紹介しているので、改めて見つめ直す機会にしてみてくださいね。



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仕事を減らすことができない人の3つの特徴とは


結論から言うと、仕事を減らすことができない人はマルチタスク現状に陥っている可能性が高いです。


そして、自分の時間を奪っている仕事の状態に気づかずに頑張ってしまうんですよね。


まずは仕事を減らすことができない人の3つの特徴について下記を中心に解説していきます。

  • Line・メール・電話のチェック頻度が高い
  • 習慣性のない仕事が多い
  • やり取りを何度も繰り返す


Line・メール・電話のチェック頻度が高い


Line・メール・電話のチェック頻度が高いとせっかく集中できいたことも途切れてしまいます。



「でも取引先の連絡はすぐに返したいし、確認しているから仕事が早く終わる」と思われる方もいるでしょう。


ですが、頻繁にSNSをチェックすることで生産性が低下していることに気付いていません。

逐一、電話したりメールしているとマルチタスク現象で相当なストレス負荷がかかるのです。



ストレスが溜まると緊張感を持たなければならないため、やりたい仕事ではなくやらされている仕事しかできなくなります。

習慣性のない仕事が多い


「この週のこの時間はこれをやる」と決められずに、あれもこれも手を付けて自分にとって大事な仕事ができていないと仕事が減りません。

空いている時間に仕事を詰め込んだり、突発的な仕事などスケジュール管理ができていないんです。



習慣化ができていれば行動しながら考えられますが、できていないと考えて行動して考えてと段取りも悪く時間を要します。

やり取りを何度も繰り返す


一度で終わるような内容なのに何度もやり取りさせるようなメールやLINEをすると仕事が長引きます。



例えば思いついたかのようにLINEをポコポコ短文で入れてくる人いますよね。


メールでもまとめて質問も交えながらすればいいものを、何度もリレーしてしまうなどやり取り回数が増えるデメリットに気付いていません。


仮に1日で10回同じ人とやり取りをしたら1回5分として50分ですよね。


そのやり取りが3回で終われば35分も別の仕事に没頭できるのです。

要するに時間の価値を甘く見積もっているからこそ、自分の時間が奪われてしまうのです。



要するに時間の価値を甘く見積もっているからこそ、自分の時間が奪われてしまうのです。


LINEを返信するより既読スルーがいい5つのメリットについて
以下で解説しているので参考にしてみてくださいね。


仕事を減らすことができない、ついつい残業してしまう4つの原因


本来仕事は定時の時間内に終わらせることが理想ですし、誰でも分かっていること。


それでも、自ら選んで残業してしまう人も多いのです。


本章ではついつい残業してしまう4つの原因について下記を解説していきます。

  • 一人当たりの仕事量が多すぎる
  • 慢性的な人手不足
  • 残業手当が欲しい
  • 誰も定時で帰らないから気まず


一人当たりの仕事量が多すぎる


社員に一人当たりに見合った仕事量でない場合、仕事量の多さから残業を余儀なくされます。


たちが悪いのが全員ではなく、仕事ができる社員など「特定の誰か」に仕事が集中していることです。


海外のように仕事ができない人を次の日にクビにはできませんし、会社も仕事ができない人に任せたくはありません。


会社の売上を支えている一部の人間にばかりしわ寄せが来てしまい、優秀な社員から辞めてしまう原因を担っています。

結局、真面目で責任感の高い人がやり切る羽目に。



それぞれの適正に見合った仕事の配分が行われていないと、誰かが損する繰り返しです。

慢性的な人手不足


離職率が高い会社に勤めていては、残業から抜け出すことも難しいでしょう。



後任も育たない、支えていたベテラン社員も消える、ではその仕事が誰がやるのでしょうか。

なんとか仕事を回すために誰かに無理をさせて、その人の残業で成り立っているのです。



そもそも論として仕事が回らない仕組みをずっと続けてきたから人が定着しないことに会社も気付かなければなりません。


人を集められない会社の仕組みに原因が考えられると言っていいでしょう。


残業手当が欲しい


残業代込みで生活費と考えている方は進んで残業をしていることでしょう。


手取りだけでは足りないから、遅くまで働いてなんとかという思いもあるかもしれません。


ですが、お金をモチベーションにしても長続きはしないのです。


しかも残業によってスキルも技術も高められないのであれば、なおさら時間の無駄遣いになってしまいます。


本当に将来のことを考えるのであれば、長い目で自分の利益になるように副業など別の能力が手に入るものを選択した方が堅実ですよ。

時間を切り売りできるのは若い時だけで、年齢を重ねたり家族を持った時、大事なものは残業代ではないでしょう。


誰も定時で帰らないから気まずい


皆が残っているから帰りづらいと気まずくて帰れずに泣く泣く残業をしている人もいるでしょう。



上司が残っているから先に帰れないと考える人もいるかもしれませんが、定時までに仕事が終わらない人が悪いのであってあなたに非はありません。


「こっちは残ってるのに先に帰って」と考えるような上司は人を管理するものとして疑問が残ります。


無駄な残業をさせない、きちんと体を休めさせて次の日も頑張ってもらうのが上司の仕事です。



仮にあなたが残業していたとしても上司は何の悪気もなく、そそくさと帰ります。

他人の残業に合わせても自由な時間を奪われているデメリットしか生まれません。


仕事を減らすことができないと失う大事な5つのこと※後悔する前に


仕事が減らない、無駄な残業をすることで失うものがあります。


人間は時間とお金どちらが大事かと言うと圧倒的に時間です。



本章では仕事を減らすことができないと失う大事な5つのことについて下記を紹介していきます。

  • 自分の時間
  • 家族や恋人・友人など人間関係
  • 良質な睡眠
  • 健康的な食生活
  • 健全なメンタル


自分の時間


仕事が減らず残業代でお金を沢山もらったとしても自分の時間がなければ使うことすらできません。

余白の時間がないと新しいことにチャレンジもできません。



スキルも溜まらない、自分のやりたいこともできない、ただ家と職場の往復では近いうちに限界を迎えます。


これでは心身共に疲れ果ててしまうことは目に見えていますよね。

家族や恋人・友人など人間関係


人間の幸福度を上げる方法は周りの人間との良好な人間関係と言えます。


そして仕事が減らせず追われることで以下のようなことが考えられます。

  • 家族をないがしろにした結果、離婚を迫られる
  • 家庭に居場所を見失い、休日は邪魔者扱い
  • 恋人に寂しい思いをさせて別れを切り出される
  • 不満が溜まって、別の誰かの優しさに惹かれる
  • 親しい友人からどんどん声がかからなくなる
  • 付き合いが悪くなり、忘れられる



忙しく頑張っていたのに待っているのは孤独感だと悲しいですよね。



自分を認めてくれる存在はそうそう現れません。


会社はいくらでも替えがききますが、大事な人に変わりはいないのです。


良質な睡眠


寝る前に「明日はこれをやって」と仕事の事ばかり頭にあっては心身休まりません。

良い睡眠ができないと判断能力も低下しますし、短気になって起りやすくなってしまいます。


普段しないようなミスをしたり、気にならないようなことでもイラっとして肉体的にも精神的にも疲れが溜まるのです。

健康的な食生活


遅くまで仕事をしてようやく家に帰った時に自炊する体力は残っていませんよね。



疲れ果ててしまうと以下のような行動を取りがちです。

  • 疲れたからコンビニ弁当でパパっと済ませよう
  • お惣菜も安いし、とりあえずお腹すいたから食べれればいいや
  • なんかもう食べるのも面倒、お風呂入って寝るか


今は良くても年齢を重ねたときにガタがきます。


太ったり肌が荒れたりと余計に時間もお金もかかる羽目になりかねません。

健全なメンタル


「どうしてこんなに頑張らなければいけないのか」「やりたかったことはこんなことじゃない」と理想と現実のギャップに苦しみ始めます。


そして自分にネガティブな情報で攻撃するほど、落ち込みやすく思考もマイナス気味に。



新しい環境に行きたいけど、今より辛かったらと見えない未来に不安を感じてしまいます。


仕事の理想と現実のギャップを防ぐ良い会社の3つの選び方を以下でまとめているので、合わせて読むことをおすすめします。


仕事を減らすことができない、残業を美徳にしている会社は即退職?


仕事が減らず残業をしている人に「遅くまで頑張って偉いね」という風潮がある会社は長く勤めてもメリットが無いでしょう。


退職して複数のキャリアを持つことや色々な経験値がある方が価値があるのです。



なぜメリットがないかと言うと以下のことが言えます。

  • 人手が足りない=人を集める力が会社にない、もしくは魅力に感じない
  • 仕事が減らない=効率的する仕組みが作れない、余力がなく新しいこと・やりたいことに挑戦する機会が訪れない
  • 残業が偉い=定時に仕事を終わらせられない人を評価している会社



このような環境にいると「どうせ感」に苛まれて、モチベーションの低い人ばかり周りに集まります。



人は他人に影響を受けるため、ネガティブ情報を受け取る回数も増えて仕事も人生もつまらなく感じてしまうのです。


どんどん妥協にして選ぶ癖がついてしまうので、自分の成長もストップしてしまいます。


さらに新しいことに挑戦することもないためスキルアップも難しいでしょう。


今の時代は一つの事だけでなく転職していくことでキャリアアップする時代です。



再三のことになりますが、スキルや能力が未来を良くする唯一の方法と言えます。


今の過ごし方で将来に何が手に入るのかを冷静に考えてみることをおすすめします。


仕事を減らす!無駄な残業をしない5つの方法を解説


それでは具体的にどうしたら仕事が減らすことができるのか、無駄な残業をしなくて済むのか解説していきます。


業務量が多いと悩んでいる方が取り組むべき5つの方法は
下記の通りです。

  • シングルタスクを徹底する
  • 決まった時間にしかメール・LINEを見ない、返さない
  • 集中できる環境を整える
  • 習慣化の癖を身につける
  • 得意な人に仕事を振る



次節より一つずつ解説していきます。

シングルタスクを徹底する


仕事を減らすためにはシングルタスクに徹底しましょう。


バタバタとあれもこれも仕事をするようなマルチタスクではストレスも溜まりますし、非効率です。


仕事にかける力も分散してしまい、結果的に成果を生み出すような生産性は手に入りづらいと言えます。

シングルタスクを徹底すれば、ストレスも減り集中した分、生産性も高まります。



一つの仕事、一つの作業にきちんと集中できた方が結局仕事も早く終わるのです。



「ただ目の前の仕事を終わらせる」この一点に全力で集中してみてください。

決まった時間にしかメール・LINEを見ない、返さない


取引先からきたメールやLINEは早く返すことはデメリットです。


その都度、メッセージアプリを開く、ポコポコLINEの音がする、確認するたびに集中力が途切れます。


途切れた集中力を取り戻すのに、また時間をかければなりません。


頻繁にチェックしているだけで、あれもこれも仕事のことを考えてしまい、またマルチタスクに逆戻りしてしまいます。


前途で解説したシングルタスクに徹底するために、決まった時間にのみ返信をしてください。


私の例で言うと出社後、13時、17時と1日3回しか返さない、それ以外は通知をOFFしています。

なぜかというメールやLINEは人の時間を奪わずにいつ返してもいいからです。



そもそも緊急性が高ければ、電話がきますからね。


返信する内容もどうやったらやり取りを減らすことができるかを意識して文章を作ってください。


集中できる環境を整える


あれがない、これがないと整理できていないデスクで書類や備品など探し物をしていませんか。

1年間、働いたときにどれだけの時間を無駄にしているのか意識している方は少ないでしょう。



仕事を減らすことができない人は、仕事以前に無駄な行動や雑な管理をしがちです。



探し物をしたり、管理が悪いだけで仕事に取り組む時間はどんどん遅れていきます。


具体的には以下のようにまずはデスク周りから整理していきましょう。

  1. 取組む仕事以外の必要ないものは置かない
  2. 書類で管理せずに写真やPDFにしてクラウドで管理する
  3. スマホはカバンの中にしまって、いちいち見ない



上記の3点を意識的に取り組むことで、シングルタスクにするために必要な集中できる環境が整います。



さらに集中状態「ゾーン」に入るための3つの方法については以下でまとめているので、参考にしてみてください。



習慣化の癖を身につける


取組む仕事の習慣化が仕事を減らすことができます。


客観的に自分の仕事を見て、何曜日の何時にどの仕事をするか先に決めてください。



そして習慣化ができないと、手当たり次第の思い付きの仕事になりマルチタスクに陥ります。


余計なことに時間を割かない、必要なことだけでをピックアップする癖をつけましょう。


さらにゴールから逆算した仕事ができるとベストです。


やるべき仕事の必要な条件の正しいまとめ方
については以下で解説しているので参考にしてみてください。


得意な人に仕事を振る


人の何倍も頑張って平均並みにしかできないのであれば、向いていないでしょう。


時間も労力もかかりますし、得意な人に仕事を振ってください。



丸投げはよくありませんから、任せる人の仕事で自分の得意な分野があれば託し合うことでお互いにストレスもありません。


または過去の好事例のテンプレートを貰って、そこに当てはめるだけでもいいでしょう。

大事なことはいかに時間をかけずにストレスなく効率的に終わらせるかです。



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まとめ ~仕事を効率よく減らすためには徹底的に無駄を省くこと~


以上、仕事を減らすことができない人の特徴や無駄な残業をしない方法について様々な情報を解説してきました。


やはり仕事を減らすためには、今の自分の仕事のやり方を根本的に変えるしかありません。



今までのやり方ではまた同じことに繰り返しになります。


どんなことに時間を割いているのかを冷静に分析して、5分でも短くする意識から始めてみましょう。



書類を探す時間、逐一メールやLINEを返す時間など冷静に見れば無駄に時間を使っていることは沢山あるのです。



時間を奪われるほど「仕事のための仕事」に追われて、やりたいことや成長に繋がるような挑戦が困難になります。


ただ時間を搾取されないよう、まずは何が「無駄」に当たるのかチェックしていきましょう。

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