「会社は人手が足りなくて仕事量は減らないし、残業ばっかりで嫌になる」
「残業しないで家にちゃんと帰りたい、仕事を減らす方法はないの？」
このように一人当たりの仕事量も多く八方塞がりな状態では、心が疲れ果ててしまいますよね。
仕事を減らしたいけど、何から始めていいか分からない人も多いのではないでしょうか。
そこで当記事では仕事を減らすことができない人の特徴と無駄な残業をしない方法について徹底解説していきます。
仕事を減らすことができない人の3つの特徴とは
結論から言うと、仕事を減らすことができない人はマルチタスク現状に陥っている可能性が高いです。
あれもこれもやらなきゃならず、目の前の業務に集中できない状態を意味します。
まずは仕事を減らすことができない人の3つの特徴について下記を中心に解説していきます。
Line・メール・電話のチェック頻度が高い
Line・メール・電話のチェック頻度が高いと、都度集中も途切れてしまいます。
「でも取引先の連絡はすぐに返さないと仕事にならない」と思われる方もいるでしょう。
ですが、頻繁にSNSをチェックすることで生産性が低下していることに気付いていません。
ストレスが溜まると緊張感も生まれますし、やらされている仕事に感じてしまいます。
習慣性のない仕事が多い
あれもこれも手を付けて自分にとって大事な仕事ができていないと仕事が減りません。
相手のスケジュールで動くことになるので、やらなきゃいけないが優先できなくなってしまいます。
あれやってこれやってといくつも洗濯を決断しなければいけない状態は段取りも悪く時間を要します。
やり取りを何度も繰り返す
一度で終わるような内容なのに何度もやり取りさせるようなメールやLINEをすると仕事が長引きます。
例えば思いついたかのようにLINEをポコポコ短文で入れてくる人いますよね。
1日で10回同じ人とやり取りをしたら1回3分として30分ですよね。
そのやり取りが3回で終われば20分も別の仕事に没頭できるのです。
LINEを返信するより既読スルーがいい5つのメリットについて以下で解説しているので参考にしてみてくださいね。
仕事を減らすことができない、ついつい残業してしまう4つの原因
本来仕事は定時の時間内に終わらせることが理想ですし、誰でも分かっていること。
それでも、自ら選んで残業してしまう人も多いのです。
本章ではついつい残業してしまう4つの原因について下記を解説していきます。
- 一人当たりの仕事量が多すぎる
- 慢性的な人手不足
- 残業手当が欲しい
- 誰も定時で帰らないから気まず
一人当たりの仕事量が多すぎる
社員に一人当たりに見合った仕事量でない場合、仕事量の多さから残業を余儀なくされます。
仕事ができる人に任せていれば、会社としては安心ですからね。
働きアリの法則ではないですが、できる２割の人が常に苦労するのがこの理由です。
そして特にメリットがない優秀な社員から辞めてしまう原因を担っています。
慢性的な人手不足
離職率が高い会社に勤めていては、残業から抜け出すことも難しいでしょう。
後任も育たない、支えていたベテラン社員も消える、ではその仕事が誰がやるのでしょうか。
仕事が回らない仕組みをずっと続けていたら、会社に人が定着しませんよね。
人を集められない会社の仕組みに原因が考えられると言っていいでしょう。
残業手当が欲しい
残業代込みで生活費と考えている方は進んで残業をしていることでしょう。
手取りだけでは足りないから、遅くまで働いてなんとかという思いもあるかもしれません。
残業でスキルも技術も高められないのであれば、なおさら時間の無駄遣いになってしまいます。
長い目で自分の利益になるように副業など別の能力が手に入るものを選択した方が堅実ですよ。
誰も定時で帰らないから気まずい
皆が残っているから帰りづらいと気まずくて帰れずに泣く泣く残業をしている人もいるでしょう。
確かに先輩や上司が残っていたら先に帰れないと考える人もいるでしょう。
「こっちは残ってるのに先に帰って」と考えるような上司は人を管理するものとして疑問が残ります。
無駄な残業をさせない、きちんと体を休めさせて次の日も頑張ってもらうのが上司の仕事です。
仮にあなたが残業していたとしても上司は何の悪気もなく、そそくさと帰ります。
仕事を減らすことができないと失う大事な5つのこと※後悔する前に
仕事が減らない、無駄な残業をすることで失うものがあります。
特にお金は頑張れば稼げますが、時間は元には戻ってくれません。
本章では仕事を減らすことができないと失う大事な5つのことについて下記を紹介していきます。
自分の時間
仕事が減らず残業代でお金を沢山もらったとしても自分の時間がなければ使うことすらできません。
スキルも溜まらない、自分のやりたいこともできない、ただ家と職場の往復では近いうちに限界を迎えます。
これでは心身共に疲れ果ててしまうことは目に見えていますよね。
家族や恋人・友人など人間関係
人間の幸福度を上げる方法は周りの人間との良好な人間関係と言えます。
そして仕事が減らせず追われることで以下のようなことが考えられます。
忙しく頑張っていたのに待っているのは孤独感だと悲しいですよね。
自分を認めてくれる存在はそうそう現れません。
良質な睡眠
寝る前に「明日はこれをやって」と仕事の事ばかり頭にあっては心身休まりません。
普段しないようなミスをしたり、気にならないようなことでもイラっとして肉体的にも精神的にも疲れが溜まるのです。
健康的な食生活
遅くまで仕事をしてようやく家に帰った時に自炊する体力は残っていませんよね。
疲れ果ててしまうと以下のような行動を取りがちです。
今は良くても年齢を重ねたときにガタがきます。
太ったり肌が荒れたりと余計に時間もお金もかかる羽目になりかねません。
健全なメンタル
「どうしてこんなに頑張らなければいけないんだ」
「やりたかったことはこんなことじゃない」
と理想と現実のギャップに苦しみ始めます。
新しい環境に行きたいけど、今より辛かったらと見えない未来に不安を感じてしまいます。
仕事の理想と現実のギャップを防ぐ良い会社の3つの選び方を以下でまとめているので、合わせて読むことをおすすめします。
仕事を減らすことができない、残業を美徳にしている会社は即退職？
残業をしている人に「遅くまで頑張って偉いね」という風潮がある会社は長く勤めてもメリットが無いでしょう。
退職して複数のキャリアを持つことや色々な経験値がある方が価値があるのです。
なぜメリットがないかと言うと以下のことが言えます。
このような環境にいると「どうせ感」に苛まれて、モチベーションの低い人ばかり周りに集まります。
ネガティブ情報を受け取る回数も増えて仕事も人生もつまらなく感じてしまうのです。
どんどん妥協した結果を選ぶ癖がついてしまうので、自分の成長もストップしてしまいます。
さらに新しいことに挑戦することもないためスキルアップも難しいでしょう。
今の時代は一つの事だけでなく転職していくことでキャリアアップする時代です。
再三のことになりますが、スキルや能力が未来を良くする唯一の方法と言えます。
仕事を減らす！無駄な残業をしない5つの方法を解説
では具体的にどうしたら仕事が減らすことができるのか、無駄な残業をしなくて済むのか解説していきます。
業務量が多いと悩んでいる方が取り組むべき5つの方法は下記の通りです。
次節より一つずつ解説していきます。
シングルタスクを徹底する
仕事を減らすためにはシングルタスクに徹底しましょう。
バタバタとあれもこれも仕事をするようなマルチタスクではストレスも溜まりますし、非効率です。
集中力も分散してしまい、結果的に成果を生み出すような生産性は手に入りづらいと言えます。
一つの仕事、一つの作業にきちんと集中できた方が結局仕事も早く終わるのです。
「ただ目の前の仕事を終わらせる」この一点に全力で集中してみてください。
決まった時間にしかメール・LINEを見ない、返さない
取引先からきたメールやLINEは早く返すことはデメリットです。
途切れた集中力を取り戻すのに、また時間をかければなりません。
頻繁にチェックしているだけで、あれもこれも仕事のことを考えてしまい、またマルチタスクに逆戻りしてしまいます。
前途で解説したシングルタスクに徹底するために、決まった時間にのみ返信をしてください。
私の例で言うと出社後、13時、17時と1日3回しか返さない、それ以外は通知をOFFしています。
そもそも緊急性が高ければ、電話がきますからね。
返信する内容もどうやったらやり取りを減らすことができるかを意識して文章を作ってください。
集中できる環境を整える
あれがない、これがないと整理できていないデスクで書類や備品など探し物をしていませんか。
仕事を減らすことができない人は、仕事以前に無駄な行動や雑な管理をしがちです。
探し物をしたり、管理が悪いだけで仕事に取り組む時間はどんどん遅れていきます。
具体的には以下のようにまずはデスク周りから整理していきましょう。
上記の3点を意識的に取り組むことで、シングルタスクにするために必要な集中できる環境が整います。
さらに集中状態「ゾーン」に入るための3つの方法については以下でまとめているので、参考にしてみてください。
習慣化の癖を身につける
取組む仕事の習慣化が仕事を減らすことができます。
そして習慣化ができないと、手当たり次第の思い付きの仕事になりマルチタスクに陥ります。
余計なことに時間を割かない、必要なことだけでをピックアップする癖をつけましょう。
さらにゴールから逆算した仕事ができるとベストです。
やるべき仕事の必要な条件の正しいまとめ方は以下で解説しているので参考にしてみてください。
得意な人に仕事を振る
人の何倍も頑張って平均並みにしかできないのであれば、向いていないかもしれません。
時間も労力もかかりますし、得意な人に仕事を振ってください。
丸投げはよくありませんから、任せる人の仕事で自分の得意な分野があれば託し合うことでお互いにストレスもありません。
または過去の好事例のテンプレートを貰って、そこに当てはめるだけでもいいでしょう。
まとめ ～仕事を効率よく減らすためには徹底的に無駄を省くこと～
以上、仕事を減らすことができない人の特徴や無駄な残業をしない方法について様々な情報を解説してきました。
今までのやり方ではまた同じことに繰り返しになります。
どんなことに時間を割いているのかを冷静に分析して、5分でも短くする意識から始めてみましょう。
時間を奪われるほど「仕事のための仕事」に追われて、やりたいことや成長に繋がるような挑戦が困難になります。
ただ時間を搾取されないよう、まずは何が「無駄」に当たるのかチェックしていきましょう。
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