仕事の役割分担があいまいで不公平!業務分担できる4つの決め方とは

業務改善
「会社の仕組みが・・・誰がやるのか分からないし、損ばっかりしてもう無理」

「どうして私は残業して、あの人は楽そうに定時で帰るのか意味不明」

「ちゃんと責任もってやってほしい、分担をちゃんとできる方法は?」



このように業務がきちんと分担されずにストレスを抱えている人も多いのではないでしょうか。


ちゃんと仕事をしている人ほど不公平さに悩んでしまいますよね。


当記事では公平に業務分担できる4つの決め方について徹底解説していきます。


さらに役割分担があいまいなメリットとデメリットも紹介しているので、参考にしてみてくださいね。


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仕事の役割分担があいまいで不公平、ストレスを感じる5つの理由とは


仕事の役割分担があいまいで不公平、ストレスを感じる主な理由は「自分はやっているのに」という他者比較にあります。



そして「どうして自分ばっかり」と思う感情が徐々に仕事への満足度や意欲を下げてしまい転職を検討するようになるのです。



まずは仕事の役割分担があいまいで不公平感やストレスを感じる5つの理由について下記を中心に解説していきます。


  • 都合の良いように使われている感
  • 一部の人だけ楽になる
  • 責任の重さが違いすぎる
  • 上司の身勝手な決定
  • 見て見ぬフリをされる



どうしてイライラしてしまうのか、原因を知っておきたい方は必見ですよ。

都合の良いように使われている感


役割分担があいまいになると思い付きの仕事を任されて都合よく使われてしまうことも。


どこか断れない性格で、言えばやってくれそうな人を上司や会社も選んでいるのです。



社会人になったら命令や指示には従わなければいけませんが、理不尽にも限界はありますよね。


その仕事をやったとしても対価が増えるわけでもないとすれば、やり損と捉えるのは当然です。

一部の人だけ楽になる


仕事ができない人にはいつまでも大事な業務を任せることができません。

簡単に言うと能力に応じて役割、業務が分担されています。



「業務量も少ない」「定時で帰れる」「給料もそこまで変わらない」仕事のできる人からすればイライラしてしまっても仕方ないですよね。


残業で定時にはまず帰れない、業務量の多いとなれば心身共に疲弊してしまいます。

責任の重さが違いすぎる


分担があいまいだと、仕事ができる人に業務負担がかかり、責任が重い仕事をふられることも。

ミスしない、問題を起こさない人に上司も会社も仕事を任せたいのです。



上手に立ち回ってくれるので余計な仕事も増えずに安心ですからね。



その結果、一部の人だけが責任が重くなりストレスを抱え会社への不満も高まってしまいます。


上司の身勝手な決定


上司の裁量で仕事を割り振られた際に「意見を聞いてもらえない」ケースもあります。



どう考えても効率悪いと思い、改善案を提示しても頑なに自分のやり方を進めてうまくいかない上司いますよね。

自分の力を示したい上司には正論での論破は逆効果です。



プライドが傷つき腹を立て身勝手な決定は加速をしていきます。




そして効率の悪い仕事を選択しなければならず、イライラも増して悪循環です。



部下を発言を取り入れない、話を聞けない上司は根本的に能力が低いので、行動を誘導する言い方が効果的ですよ。



上司の言動にモチベーションが低下している方
は以下のまとめを参考にしてみてくださいね。



見て見ぬフリをされる


業務分担があいまいだと「それ私の仕事じゃないですよね」勢がでてきます。




指示、または決められた仕事以外は一切手を付けない人たちいますよね。

この人たちは誰かが業務過多で困っていても見て見ぬフリ、自分の仕事じゃないから関係ないと判断しています。



多くの業務をこなしている人ほど、猫の手を借りたいぐらい忙しいものです。



「どう考えても楽しているのに、手伝いもしないって何なの?」と嫌悪感を抱き始めます。




嫌悪感は徐々にイライラもつのり、生理的に無理まで発展してしまうことも。

仕事の役割分担があいまいな際のメリットとデメリット


続いて仕事の役割分担があいまいな際のメリットとデメリットについてです。


メリットをお伝えした後、デメリットについても解説していきます。

3つのメリット


仕事の役割分担があいまいな際の3つのメリットは以下の通りです。

  • 責任やプレッシャーを感じづらい
  • 監視されずに自由度が上がる
  • やったらやった分、評価を得れる



次節より詳しく解説していきます。

責任やプレッシャーを感じづらい


役割分担があいまいということは責任の所在もあいまいです。


そして自分に非が向かないことが分かればプレッシャーに感じることも少ないでしょう。


責任やプレッシャーに押しつぶされてしまうと、目の前の事しかできず周りに目を向けることも困難に。


心に余裕があるだけで「思考」できる時間も増え、隙間時間が人を成長させることも。


監視されずに自由度が上がる


あいまいさの良いところは仕事の自由度が上がるというところです。



「絶対に○○しなければいけない」と押し付けられることもないため、どのように頑張ろうが成果が出れば問題ありません。


責任者も付いていないことが多く、自分のやり方で物事を進めることができるでしょう。


やったらやった分、評価を得れる


責任者が決まっている場合、部下の仕事の成果も責任者のモノになります。



仮に上司が無能だったとしても優秀な部下がいれば功績が称えられ、出世してしまうのです。



ですが、役割も業務の分担もあいまいであればやった分だけ個人で評価を得ることが可能です。

他の人がサボっている時間に頑張り続けることで突き抜けられますからね。


5つのデメリット


メリットがあるということはデメリットも。


仕事の役割分担があいまいな際の5つのデメリットは以下の通りです。


  • 優秀な人間の業務量過多
  • 楽をする・サボる人間が現れる
  • 定時で帰れる人・残業する人に分かれる
  • 責任の所在が分かりづらい
  • 離職率が増える


優秀な人間の業務量過多


仕事ができない人に任せられない分、優秀な人間への負担は高まります。




効率的に仕事をこなすため、他の人よりも作業が早く「あいつなら大丈夫」と本人の大変さを気にせず仕事を割り振るのです。


やりたい仕事もできずやらされる仕事ばかりになってしまい、優秀な社員は離れてしまいます。




業務過多に音を上げてしまうことは甘えなのか
について以下で解説しているので、合わせて参考にしてみてくださいね。


楽をする・サボる人間が現れる


成果を出す人間がいる一方で、楽をする・サボる人間が現れます。




「誰かがやってくれる」が根本的な考え方としてあるため、頑張るよりもいかに楽をするかにフォーカスしてしまいます。

すると、意欲が低い社員ばかり多くなり全体の士気も落ちてしまうのです。



職場にいるずるい人の撃退法については、以下でまとめているので参考にしてみてくださいね。




定時で帰れる人・残業する人に分かれる



前途のように楽をする・サボる人間が出ることでシワ寄せを受ける社員がいます。




信頼できる社員に仕事が集まり、残業しなければならい日も出てくるでしょう。



一方で楽できる社員は定時に帰れる、これでは不公平とストレスを感じて当然です。


「どうして私ばかり」「楽してずるい」とあいまいさに不満は募るばかりでしょう。


責任の所在が分かりづらい


何か問題が発生した際に誰の責任で管理している仕事なのか分かりづらくなってしまいます。




「私じゃない」「僕じゃない」と責任のなすりつけ合いになってしまい、問題の解決に時間を要します。



結局誰かが尻拭いをしなければならず、管理職や仕事のできる人に業務量が負担されていくのです。

離職率が増える



役割・業務の分担があいまいになることのよって業務過多になった社員の離職率が増えます。




楽な仕事をしている人と大して対価も変わらない、こっちは残業しているのに定時で帰られるとなれば頑張っている社員の不満も高まります。



不満が高まると「別にここで働く意味はない」「ちゃんと評価される会社を」と違う選択肢が生まれるのです。

優秀な社員が離職してしまう会社は社員の満足度を疎かにしてしまい、気付けません。



真面目に成果を出す人が報われないのでは働く意義が見出しづらくなってしまいますからね。


仕事の役割分担のあいまいになるとチームのモチベーションを低下させるヤバい社員が生まれる


業務の役割分担が曖昧であるがゆえに、社員全体のモチベーションが下がる可能性が高いと言えます。



例えば、場を乱したり自己中なのに注意されない人いますよね。



「結果出してるからいいでしょ」と仕事ができるため、性格に難があっても上司も注意ができないんです。

そして「あんな風に仕事してもいいんだ」と勘違いを生み、影響を受けた社員の生産性が低下します。



サボっても結果さえ出せばいい、どうせ見ていないなど会社への期待感が薄れることで仕事の質も変わってきてしまうのです。



確かに会社は頑張った頑張らないより「会社に価値をもたらしたか」が最優先。



ですが、社員の中に「モンスター社員」が生まれることで全体の士気も下がります。


「あいつがやってくれるだろう」という誰かがやってくれる感はそれぞれの自立心を奪っていくのです。



それぞれの責任の下で遂行していくことがチームのモチベーション維持に活きると言えるでしょう。


仕事の役割分担のあいまいを解消!業務分担できる4つの決め方


それでは具体的にどのように分担のあいまいさを解決できるのか、本章でしっかり紹介していきます。


結論から言うと、仕事にきちんと人をはめ込み習慣化させることがポイントです。



本章では業務分担できる4つの決め方について下記を徹底解説していきます。


  • 責任者を必ず決める
  • 分担をミーティングで振り分ける
  • 共有できる業務分担表の作成
  • 得意分野・強みに当てはめる



責任者を必ず決める



役割、業務分担を明確にさせるため責任者を必ず決めましょう。


責任者は人の話をよく聞ける人、気が利く人、周りを良く見れる人がおすすめです。



上記のようにバランスの取れる責任者であれば、上司との交渉も上手に取り計らってくれるでしょう。



相談できる相手であり、上司の意思をスムーズに伝達してくれる人であれば安心して仕事もできます。



「この人が責任者なら」と思う方がいれば役職を持つ人でなくても問題ありません。


分担をミーティングで振り分ける



業務の何を分担するか、上司一人が決めるのではなく分担をミーティングで話し合いましょう。




話し合いの中で、業務量や得意・不得意など適性を見て公平性を作り上げます。

まずはあいまいにせず納得した形で取り組めるチームビルディングが重要です。



具体的にだれがどの担当をするのか決まれば、次は行動管理です。


5w1hの方法で、「いつ・誰が・何を・なぜ・どのように」をはめ込んでいきます。


詳しい取り組み方法については、以下のまとめを参考にしてみてくださいね。



共有できる業務分担表の作成


ミーティングで役割分担が決まれば業務の分担を明確にしていきます。




口約束では水掛け論になってしまう可能性もあるので簡単な業務分担表の作成をおすすめします。



業分担表を可視化することで「担当者は誰なのか」を明確にしそれぞれの責任を持って仕事に取り組むことが可能です。



業務分担表の具体的な内容は以下の通りです。

タスク内容責任者担当者タスク締切り提出方法詳細・注意点責任者チェック
○○についてAA1 ○月○日○時メール(PDF)○○Aチェック済み
○○についてBB1 ○月○日○時印刷(○部)○○Bチェック済み
○○についてCC2 ○月○日○時メール(Excel)○○Cチェック済み



責任者も分担表を見ながら工程の進行具合をチェック、さらに全員が役割の把握ができます。

業務分担で補い合い、高め合うことが実現できるため仕事の質も向上していきますよ。


得意分野・強みに当てはめる


苦手な分野にわざわざ挑戦させる必要はありません。




2倍3倍努力して普通の人と同じレベルになるような仕事は時間の無駄になってしまいます。



各人の得意分野・強みにフォーカスして仕事を割り振っていきましょう。



その方が、作業効率も高く余計なミスや問題も起こりづらいのです。



苦手を克服するよりも、得意な分野でスペシャリストを集めた方が社員の満足度も高まります。

社員の満足度が高いと、必然的に仕事への貢献度も比例して上がっていきますよ。


まとめ ~業務改善が無理であれば転職も視野に~



以上、仕事の役割分担があいまいな件について様々な情報を解説してきました。



やはり役割や業務の分担があいまいになるほど、社員の仕事に対する満足度が落ち込み、生産性を低下させることに繋がってしまいます。

そして不満を解消できない社員は妥協するか、転職も視野に入れるでしょう。



もしあなたが業務改善を目指して動いても何も変わらないのであれば、転職をおすすめします。



会社を変えることを頑張るより、自分が変わった方が状況は良くなります。




このまま会社にいることで何を得ることができるのかを重要視してみてはいかがでしょうか。

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